با قوانین دسترسی، همهٔ افرادی که جدول را با آن‌ها به اشتراک می‌گذارید، روی همان جدول کار می‌کنند و هر فرد فقط بخش‌هایی را می‌بیند که شما اجازه می‌دهید. این قوانین را در پنل اشتراک‌گذاری جدول تنظیم می‌کنید.
این صفحه یک مثال را دنبال می‌کند: جدول Deals از پایگاه دادهٔ فروش شما، با ستون‌های Region، Rep، Amount و Margin. هر نمایندهٔ فروش باید فقط معاملات منطقهٔ خودش را ببیند و فقط تیم Finance باید ستون Margin را ببیند.
قوانین دسترسی چگونه کار می‌کنند
- قانون سایر افراد برای همهٔ افرادی اعمال می‌شود که جدول با آن‌ها به اشتراک گذاشته شده و قانون اختصاصی ندارند. بدون این قانون، همهٔ ردیف‌ها و ستون‌ها را می‌بینند.
- قانون یک فرد، تیم یا فضای کاری یک استثناست. برای کسی که استثنا دارد، به‌جای قانون سایر افراد، همان استثنا اعمال می‌شود.
- چند استثنا با هم ترکیب می‌شوند. اگر بیش از یک استثنا برای فردی اعمال شود، او ردیف‌های هرکدام را می‌بیند، اما هیچ‌یک از ستون‌هایی را که هر یک از آن استثناها پنهان کرده‌اند، نمی‌بیند.
- مالک جدول همیشه همه‌چیز را می‌بیند. قوانین برای تمام افراد دیگری که جدول با آن‌ها به اشتراک گذاشته شده، از جمله مدیران، اعمال می‌شوند.
قوانین به جدول تعلق دارند. اشتراک‌گذاری جدول با یک فرد یا لغو دسترسی او، قانونی را اضافه یا حذف نمی‌کند.
پیش از شروع
- برای ایجاد یا تغییر قانون به طرح Enterprise نیاز دارید.
- مالک جدول و مدیران فضای کاری، قوانین آن را مدیریت می‌کنند.
- ابتدا جدول را به اشتراک بگذارید: آن را از صفحهٔ پایگاه داده‌اش باز کنید و اشتراک‌گذاری را انتخاب کنید. قوانین برای افرادی اعمال می‌شوند که جدول با آن‌ها به اشتراک گذاشته شده است.
قانون سایر افراد را تنظیم کنید
در این مثال، هر نماینده فقط معاملات منطقهٔ خودش را می‌بیند و هیچ‌کس ستون Margin را نمی‌بیند.
- جدول را باز کنید و اشتراک‌گذاری و سپس افراد دارای دسترسی را انتخاب کنید.
- در کنار سایر افراد، ردیف‌ها و ستون‌ها… را انتخاب کنید.
- در بخش ردیف‌ها، فقط ردیف‌هایی که… را انتخاب کنید.
- یک ستون (Region) و یک شرط (برابر است با) انتخاب کنید.
- ویژگی عضو را انتخاب کنید، سپس ویژگی (
region) را انتخاب کنید. برای مقایسه با یک مقدار ثابت، به‌جای آن مقدار را انتخاب کنید و مقدار را وارد کنید. - در بخش ستون‌های پنهان، Margin را انتخاب کنید.
- ذخیره را انتخاب کنید.
اگر قانون، آنچه افراد بدون قانون اختصاصی می‌بینند را محدود کند، Dvina ابتدا از شما تأیید می‌گیرد و می‌گوید این تغییر بر چند فرد یا تیم تأثیر می‌گذارد.
در بخش ردیف‌ها، می‌توانید همهٔ ردیف‌ها را هم انتخاب کنید، یا هیچ ردیفی را انتخاب کنید تا قانون هیچ ردیفی را نمایش ندهد.
نکته
شرط، ستون را به روشی متناسب با نوع آن مقایسه می‌کند: برای ستون‌های متنی می‌توانید از برابر است با، برابر نیست با، شامل است یا شامل نیست استفاده کنید؛ ستون‌های عددی می‌توانند بیشتر یا کمتر از یک مقدار باشند و ستون‌های تاریخ می‌توانند پیش از یک تاریخ، پس از آن یا بین دو تاریخ باشند. هر ستون می‌تواند مقداری داشته باشد یا خالی باشد.
برای یک فرد یا تیم استثنا اضافه کنید
تیم Finance باید همهٔ معاملات را همراه با ستون Margin ببیند.
- در افراد دارای دسترسی، تیم Finance را پیدا کنید. منوی کنار آن را که نقش تیم را نشان می‌دهد، مانند می‌تواند مشاهده کند، باز کنید.
- ردیف‌ها و ستون‌ها… را انتخاب کنید.
- در بخش ردیف‌ها، همهٔ ردیف‌ها را انتخاب کنید و در بخش ستون‌های پنهان، هیچ ستونی را انتخاب نکنید.
- ذخیره را انتخاب کنید.
هر سطر در افراد دارای دسترسی نشان می‌دهد آن فرد یا تیم چه چیزی می‌بیند، مانند همهٔ ردیف‌ها یا برخی ردیف‌ها، 1 ستون پنهان. اگر دو استثنا ستون‌های متفاوتی را پنهان کنند، Dvina به شما می‌گوید که فردی که هر دو استثنا برایش اعمال می‌شود، ستون‌های پنهان‌شدهٔ هیچ‌یک از دو قانون را نمی‌بیند.
قاعده‌ای که برای فضای کاری تعریف می‌شود، در کنار قواعد شخصی هر عضو، برای همهٔ اعضای آن اعمال می‌شود؛ بنابراین ردیف‌های مجازِ هر دو با هم جمع می‌شوند.
به اعضا ویژگی اختصاص دهید
قاعده‌ای که یک ستون را با ویژگی عضو مقایسه می‌کند، به هر فرد ردیف‌هایی را نشان می‌دهد که با مقدار ویژگی خودش مطابقت دارند. در این مثال، نمایندهٔ فروشی که مقدار region او West است، فقط معاملات West را می‌بیند. ویژگی‌ها به طرح Enterprise نیاز دارند و مدیران آن‌ها را تنظیم می‌کنند.
- در تنظیمات › افراد، ویژگی‌های اعضا را انتخاب کنید.
- یک ویژگی جدید، مانند
region، وارد کنید و افزودن را انتخاب کنید. از حروف کوچک انگلیسی، رقم‌ها و زیرخط استفاده کنید و نام را با یک حرف شروع کنید. - در افراد، منوی نقش یکی از اعضا را باز کنید و ویژگی‌های اعضا را انتخاب کنید.
- مقدار ویژگی او را وارد کنید، مانند
West. برای نمایش ردیف‌های مربوط به چند مقدار، آن‌ها را با ویرگول از هم جدا کنید، مانندWest, Central. - ذخیره را انتخاب کنید.
با SCIM، مقادیر department، cost_center، division، organization، employee_number، title و user_type از ارائه‌دهندهٔ هویت شما دریافت می‌شوند.
مهم
فردی که ویژگی‌اش تنظیم نشده، هیچ ردیفی از قاعده‌ای که با آن ویژگی مقایسه می‌کند نمی‌بیند. او نمای محدودشده را همراه با یادداشتی می‌بیند که از او می‌خواهد از یک مدیر درخواست کند آن ویژگی را تنظیم کند. با حذف یک ویژگی، قواعد دسترسی که با آن مقایسه می‌کنند دیگر با هیچ‌کس مطابقت ندارند.
افراد چه می‌بینند
قواعد در هر جایی که از جدول پرس‌وجو می‌شود اعمال می‌شوند: پاسخ‌های چت، کارت‌ها، خروجی‌های کارت‌ها و بینش‌ها.
- نمای محدودشده نشان می‌دهد که یک قاعده، محتوای یک کارت یا بینش را برای شما محدود کرده است.
- ستونی که از فردی پنهان شده، اصلاً برای او نمایش داده نمی‌شود. اگر آن ستون را درخواست کند، پرس‌وجو رد می‌شود، گویی آن ستون وجود ندارد.
- وقتی یک قاعده هیچ ردیفی را به فردی نشان نمی‌دهد، Dvina از پایگاه داده پرس‌وجو نمی‌کند.
- وقتی Dvina جدول را برای فردی که مشمول یک قاعده است توصیف می‌کند، ستون‌های پنهان و توضیحاتی را که از ردیف‌هایی ساخته شده‌اند که ممکن است او نتواند همهٔ آن‌ها را ببیند، حذف می‌کند.
- در صفحهٔ پایگاه داده، جدول‌های دارای قواعد دسترسی با نمای محدودشده مشخص می‌شوند.
بینش‌ها و چت‌های به‌اشتراک‌گذاشته‌شده
- فردی که مشمول یک قاعده است، وقتی یک بینش به‌اشتراک‌گذاشته‌شده را باز می‌کند، نتیجهٔ خودش را می‌بیند، نه نتیجهٔ شما را.
- وقتی چت، وظیفه یا رشته‌گفت‌وگویی را به اشتراک می‌گذارید که کارت‌های آن از یک جدول پرس‌وجو می‌کنند، Dvina نام افرادی را نشان می‌دهد که قواعدشان آنچه را می‌بینند محدود می‌کند. کارت‌های آن‌ها داده‌ها را در حد دسترسی‌شان نشان می‌دهند، اما متن پاسخ‌ها اعداد و ارقام را همان‌طور که شما دیده‌اید نمایش می‌دهد.
ببینید چه کسی از یک جدول پرس‌وجو کرده است
هر پرس‌وجو از جدولی که قواعد دسترسی دارد، و هر پرس‌وجوی فردی که جدول با او به اشتراک گذاشته شده است، در گزارش حسابرسی ثبت می‌شود.
- در افراد دارای دسترسی، چه کسی از این جدول پرس‌وجو کرده است را انتخاب کنید.
- یک مورد را انتخاب کنید تا ببینید پرس‌وجو چه زمانی و توسط چه کسی انجام شده، چند ردیف برگردانده شده و پرس‌وجو از کجا آمده است: چت، کارت، بینش یا سایر.
مدیران این رویدادها را در بخش جدول‌ها در تنظیمات › گزارش حسابرسی نیز پیدا می‌کنند. مشاهدهٔ اینکه چه کسی از یک جدول پرس‌وجو کرده است، به طرح Enterprise نیاز دارد.
حذف یک قاعده
- قاعده را از افراد دارای دسترسی باز کنید.
- حذف قاعده را انتخاب کنید. اگر حذف قاعده به فردی اجازه دهد اطلاعات بیشتری ببیند، Dvina ابتدا تأیید می‌خواهد و مشخص می‌کند آن فرد کیست؛ برای تأیید، حذف قاعده را انتخاب کنید.
طرح‌ها
ایجاد و تغییر قواعد، ویژگی‌های اعضا و چه کسی از این جدول پرس‌وجو کرده است در طرح Enterprise ارائه می‌شوند. قواعدی که قبلاً ذخیره کرده‌اید، در همهٔ طرح‌ها همچنان اعمال می‌شوند و می‌توانید آن‌ها را ببینید و حذف کنید.