連接器

控制使用者可查看的資料列和資料欄

與團隊共用同一張資料表，讓每個人只能查看獲准存取的資料列和資料欄。

透過存取規則，所有與你共用資料表的人都能使用同一張資料表，而且每個人只能查看你允許的內容。你可以在資料表的共用面板中設定規則。

本頁以銷售資料庫中的交易資料表為例，其中包含區域、業務代表、金額和利潤資料欄。每位業務代表應只能查看自己所屬區域的交易，而且只有 Finance 團隊能查看利潤。

存取規則的運作方式

  • 其他所有人的規則適用於所有可存取這張共用資料表、但沒有專屬規則的人。如果未設定這項規則，他們就能查看所有資料列和資料欄。
  • 個人、團隊或工作空間的規則屬於例外規則。有例外規則的人會套用自己的例外規則，而不是其他所有人的規則。
  • **多項例外規則會合併套用。**如果某人適用多項例外規則，就能查看各項規則允許的資料列，但無法查看任一規則隱藏的資料欄。
  • **資料表擁有者一律能查看所有內容。**規則適用於其他所有可存取這張共用資料表的人，包括管理員。

規則屬於資料表。與某人共用資料表或移除其存取權，都不會新增或移除規則。

開始之前

  • 你需要使用 Enterprise 方案才能建立或變更規則。
  • 資料表擁有者和工作空間管理員負責管理規則。
  • 請先共用資料表：從資料表所屬的資料庫頁面開啟資料表，然後選擇共用。規則會套用至可存取這張共用資料表的人。

設定其他所有人的規則

在此範例中，每位業務代表只能查看自己所屬區域的交易，而且所有人都無法查看利潤。

  1. 開啟資料表並選擇共用，然後選擇具有存取權的人員。
  2. 在其他所有人旁，選擇資料列和資料欄…。
  3. 在資料列下，選擇僅顯示符合條件的資料列…。
  4. 選擇資料欄（區域）和條件（等於）。
  5. 選擇成員屬性，然後選擇屬性（region）。若要改為與固定值比較，請選擇值並輸入內容。
  6. 在隱藏的資料欄下，選取利潤。
  7. 選擇儲存。

如果規則會縮小沒有專屬規則的人可查看的範圍，Dvina 會先詢問你，並告知受影響的人員或團隊數量。

在資料列下，你也可以選擇所有資料列，或選擇不顯示資料列，讓規則完全不顯示任何資料列。

小提示

條件會依資料欄的類型採用合適的比較方式：文字資料欄可使用等於、不等於、包含或不包含；數字資料欄可比較是否大於或小於某個值；日期資料欄可比較是否早於、晚於或介於指定日期之間。任何資料欄都可以有值或為空白。

為個人或團隊新增例外規則

Finance 團隊應能查看每筆交易，包括利潤。

  1. 在具有存取權的人員中，找到 Finance 團隊。開啟其旁邊顯示角色的選單，例如可檢視。
  2. 選擇資料列和資料欄…。
  3. 在資料列下，選擇所有資料列，並讓隱藏的資料欄下的所有資料欄維持未選取狀態。
  4. 選擇儲存。

具有存取權的人員中的每一列都會說明該人員或團隊可查看的內容，例如所有資料列或部分資料列，已隱藏 1 個資料欄。如果兩項例外規則隱藏不同的資料欄，Dvina 會提醒你，同時適用這兩項規則的人無法查看任一規則隱藏的資料欄。

工作區規則會套用至其中的所有人，並與各自的規則一併生效，因此兩者允許查看的資料列會合併。

設定成員屬性

將欄位與成員屬性比對的規則，會讓每個人看到符合自己屬性值的資料列。在此範例中，region 為 West 的業務代表只能看到 West 的交易。成員屬性需要 Enterprise 方案，並由管理員設定。

  1. 在設定 › 人員中，選擇成員屬性。
  2. 輸入新屬性，例如 region，然後選擇新增。請使用小寫字母、數字和底線，並以字母開頭。
  3. 在人員中，開啟成員的角色選單，然後選擇成員屬性。
  4. 輸入該成員的屬性值，例如 West。若要顯示多個屬性值各自對應的資料列，請以逗號分隔，例如 West, Central。
  5. 選擇儲存。

使用 SCIM 時，department、cost_center、division、organization、employee_number、title 和 user_type 會由你的身分識別提供者提供。

重要事項

如果某人的屬性尚未設定，將該屬性用於比對的規則就不會讓他看到任何資料列。他會看到受限檢視，以及請管理員設定屬性的提示。移除屬性後，使用該屬性進行比對的存取規則將不再符合任何人。

成員會看到什麼

只要查詢資料表，規則就會套用，包括聊天中的回答、卡片、卡片匯出和洞察。

  • 受限檢視會標示出因規則而限制你可見內容的卡片或洞察。
  • 對某人隱藏的欄位完全不會出現在他的檢視中。如果他要求查詢該欄位，查詢會遭到拒絕，就像該欄位不存在一樣。
  • 如果規則不允許某人看到任何資料列，Dvina 就不會查詢資料庫。
  • 當 Dvina 向受規則限制的人描述資料表時，會省略隱藏的欄位，以及根據他可能無法完整查看的資料列所產生的描述。
  • 在資料庫頁面上，設有存取規則的資料表會顯示受限檢視。

共用的洞察與聊天

  • 受規則限制的人開啟共用洞察時，看到的是自己可存取的結果，而不是你的結果。
  • 當你分享聊天、任務或討論串，且其中的卡片會查詢資料表時，Dvina 會列出因規則而限制可見內容的人。他們的卡片會依各自的存取權限顯示資料，但回答文字中的數字仍會與你看到的相同。

查看誰查詢過資料表

對設有存取規則的資料表進行的每次查詢，以及獲得資料表共用權限的人所進行的每次查詢，都會記錄在稽核記錄中。

  1. 在具有存取權限的人員中，選擇誰查詢過此資料表。
  2. 選擇一筆記錄，查看時間、查詢者、傳回的資料列數量，以及查詢的來源：聊天、卡片、洞察或其他。

管理員也可以在設定 › 稽核記錄的資料表分類下找到這些事件。查看誰查詢過資料表需要 Enterprise 方案。

刪除規則

  1. 從具有存取權限的人員中開啟規則。
  2. 選擇刪除規則。如果刪除規則會讓某人看到更多內容，Dvina 會先詢問你，並指出受影響的人；選擇刪除規則以確認。

方案

Enterprise 方案提供建立與修改規則、成員屬性，以及誰查詢過此資料表功能。已儲存的規則在所有方案中都會持續生效，你也仍可查看和刪除這些規則。