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Controle quais linhas e colunas as pessoas podem ver

Compartilhe uma tabela com sua equipe e permita que cada pessoa veja apenas as linhas e colunas às quais tem acesso.

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Com as regras de acesso, todas as pessoas com quem você compartilha uma tabela trabalham na mesma tabela, e cada uma vê apenas o que você permite. Você define as regras no painel de compartilhamento da tabela.

Esta página usa um exemplo: uma tabela Negócios do seu banco de dados de vendas, com as colunas Região, Representante, Valor e Margem. Cada representante de vendas deve ver apenas os negócios da própria região, e somente a equipe Finance deve ver a coluna Margem.

Como funcionam as regras de acesso

  • A regra para todas as outras pessoas se aplica a todas as pessoas com quem a tabela é compartilhada e que não têm uma regra própria. Sem essa regra, elas veem todas as linhas e colunas.
  • Uma regra para uma pessoa, uma equipe ou o espaço de trabalho é uma exceção. Quem tem uma exceção segue essa exceção, em vez da regra para todas as outras pessoas.
  • Várias exceções se combinam. Se mais de uma exceção se aplica a alguém, essa pessoa vê as linhas de cada uma, mas não vê nenhuma das colunas ocultadas por qualquer uma delas.
  • O proprietário da tabela sempre vê tudo. As regras se aplicam a todas as outras pessoas com quem a tabela é compartilhada, incluindo administradores.

As regras pertencem à tabela. Compartilhar a tabela com alguém ou remover o acesso dessa pessoa não adiciona nem remove uma regra.

Antes de começar

  • Você precisa do plano Enterprise para criar ou alterar uma regra.
  • O proprietário da tabela e os administradores do espaço de trabalho gerenciam as regras da tabela.
  • Compartilhe a tabela primeiro: abra-a na página do banco de dados ao qual ela pertence e escolha Compartilhar. As regras se aplicam às pessoas com quem ela é compartilhada.

Defina a regra para todas as outras pessoas

No exemplo, cada representante vê apenas os negócios da própria região, e ninguém vê a coluna Margem.

  1. Abra a tabela e escolha Compartilhar. Depois, escolha Pessoas com acesso.
  2. Ao lado de Todas as outras pessoas, escolha Linhas e colunas….
  3. Em Linhas, escolha Somente linhas em que….
  4. Escolha uma Coluna (Região) e uma Condição (é).
  5. Escolha Atributo do membro e, depois, o Atributo (region). Para comparar com um valor fixo, escolha Valor e digite-o.
  6. Em Colunas ocultas, selecione Margem.
  7. Escolha Salvar.

Se a regra limitar o que as pessoas sem uma regra própria podem ver, o Dvina pede confirmação antes e informa quantas pessoas ou equipes serão afetadas.

Em Linhas, você também pode escolher Todas as linhas ou Nenhuma linha, para que a regra não mostre linha alguma.

Dica

Uma condição compara a coluna de uma forma adequada ao tipo dela: colunas de texto podem usar é, não é, contém ou não contém; colunas numéricas podem ser maiores ou menores que um valor; e colunas de data podem estar antes, depois ou entre datas. Qualquer coluna pode ter um valor ou estar vazia.

Adicione uma exceção para uma pessoa ou equipe

A equipe Finance deve ver todos os negócios, incluindo a coluna Margem.

  1. Em Pessoas com acesso, encontre a equipe Finance. Abra o menu ao lado dela, que mostra sua permissão, como Pode visualizar.
  2. Escolha Linhas e colunas….
  3. Em Linhas, escolha Todas as linhas e deixe todas as colunas em Colunas ocultas desmarcadas.
  4. Escolha Salvar.

Cada linha em Pessoas com acesso informa o que aquela pessoa ou equipe vê, como Todas as linhas ou Algumas linhas, 1 coluna oculta. Se duas exceções ocultarem colunas diferentes, o Dvina informa que uma pessoa à qual ambas se aplicam não vê as colunas ocultadas por nenhuma das duas regras.

Uma regra do espaço de trabalho se aplica a todos nele, junto com as regras de cada pessoa. Assim, as linhas permitidas por ambas se somam.

Atribua atributos aos membros

Uma regra que compara uma coluna com um atributo do membro mostra a cada pessoa as linhas que correspondem ao seu próprio valor. No exemplo, um representante cujo region é West vê apenas os negócios de West. Os atributos exigem o plano Enterprise e são definidos pelos administradores.

  1. Em Configurações › Pessoas, escolha Atributos dos membros.
  2. Digite um Novo atributo, como region, e escolha Adicionar. Use letras minúsculas, números e sublinhados, começando com uma letra.
  3. Em Pessoas, abra o menu de função de um membro e escolha Atributos dos membros.
  4. Digite o valor desse membro, como West. Separe vários valores por vírgulas, como West, Central, para mostrar as linhas de cada um.
  5. Escolha Salvar.

Com o SCIM, department, cost_center, division, organization, employee_number, title e user_type vêm do seu provedor de identidade.

Importante

Uma pessoa cujo atributo não foi definido não vê nenhuma linha de uma regra que faz uma comparação com esse atributo. Ela vê Visualização restrita, com uma observação para pedir a um administrador que o defina. Ao remover um atributo, as regras de acesso que fazem comparações com ele deixam de corresponder a qualquer pessoa.

O que as pessoas veem

As regras se aplicam em todos os lugares onde a tabela é consultada: respostas no chat, cartões, exportações de cartões e insights.

  • Visualização restrita identifica um cartão ou insight que uma regra limita para você.
  • Uma coluna oculta para alguém não aparece para essa pessoa em nenhum lugar. Se ela pedir essa coluna, a consulta será recusada como se a coluna não existisse.
  • Quando uma regra não permite que alguém veja nenhuma linha, Dvina não consulta o banco de dados.
  • Quando Dvina descreve a tabela para alguém sujeito a uma regra, omite as colunas ocultas e as descrições baseadas em linhas que essa pessoa talvez não possa ver por completo.
  • Na página do banco de dados, as tabelas com regras de acesso exibem Visualização restrita.

Insights e chats compartilhados

  • Uma pessoa sujeita a uma regra que abre um insight compartilhado vê o próprio resultado, não o seu.
  • Quando você compartilha um chat, uma tarefa ou uma conversa cujos cartões consultam uma tabela, Dvina informa os nomes das pessoas cujas regras limitam o que elas veem. Os cartões dessas pessoas mostram os dados conforme o acesso permitido, mas o texto das respostas mostra os números como você os viu.

Veja quem consultou uma tabela

Cada consulta a uma tabela com regras de acesso, assim como cada consulta feita por alguém com quem a tabela foi compartilhada, é registrada no log de auditoria.

  1. Em Pessoas com acesso, escolha Quem consultou esta tabela.
  2. Escolha um registro para ver Quando, Quem, quantas Linhas foram retornadas e a Origem da consulta: Chat, Cartão, Insight ou Outro.

Os administradores também encontram esses eventos em Tabelas, em Configurações › Log de auditoria. Para ver quem consultou uma tabela, é necessário ter o plano Enterprise.

Exclua uma regra

  1. Abra a regra em Pessoas com acesso.
  2. Escolha Excluir regra. Se a exclusão permitir que alguém veja mais dados, Dvina pede confirmação antes e informa quem terá esse acesso; escolha Excluir regra para confirmar.

Planos

A criação e a alteração de regras, os atributos dos membros e o recurso Quem consultou esta tabela estão incluídos no plano Enterprise. As regras que você já salvou continuam sendo aplicadas em todos os planos, e você ainda pode vê-las e excluí-las.