Určete, které řádky a sloupce lidé uvidí

Díky pravidlům přístupu pracují všichni, s nimiž tabulku sdílíte, se stejnou tabulkou. Každý z ní ale vidí jen to, co mu povolíte. Pravidla nastavíte v panelu sdílení tabulky.

Na této stránce používáme jeden příklad: tabulku Deals z vaší prodejní databáze se sloupci Region, Rep, Amount a Margin. Každý obchodní zástupce má vidět jen obchody ze svého regionu a sloupec Margin má vidět pouze tým Finance.

Jak fungují pravidla přístupu

• Pravidlo pro všechny ostatní platí pro každého, s kým je tabulka sdílena a kdo nemá vlastní pravidlo. Bez tohoto pravidla vidí všechny řádky a sloupce.
• Pravidlo pro osobu, tým nebo pracovní prostor je výjimka. Pro toho, kdo má výjimku, platí tato výjimka místo pravidla pro všechny ostatní.
• Více výjimek se kombinuje. Pokud se na někoho vztahuje více výjimek, vidí řádky povolené každou z nich, ale nevidí žádný sloupec, který některá z nich skrývá.
• Vlastník tabulky vždy vidí vše. Pravidla platí pro všechny ostatní, s nimiž je tabulka sdílena, včetně správců.

Pravidla patří k tabulce. Když tabulku s někým sdílíte nebo mu odeberete přístup, žádné pravidlo se tím nepřidá ani neodebere.

Než začnete

• K vytvoření nebo změně pravidla potřebujete tarif Enterprise.
• Pravidla tabulky spravuje její vlastník a správci pracovního prostoru.
• Nejprve tabulku nasdílejte: otevřete ji ze stránky její databáze a zvolte Sdílet. Pravidla platí pro lidi, s nimiž je tabulka sdílena.

Nastavte pravidlo pro všechny ostatní

V tomto příkladu každý obchodní zástupce vidí jen obchody ze svého regionu a nikdo nevidí sloupec Margin.

1. Otevřete tabulku a zvolte Sdílet, potom Lidé s přístupem.
2. Vedle položky Všichni ostatní zvolte Řádky a sloupce….
3. V části Řádky zvolte Pouze řádky, kde….
4. Vyberte Sloupec (Region) a Podmínku (je).
5. Zvolte Atribut člena a pak vyberte Atribut (region). Pokud chcete místo toho porovnávat s pevnou hodnotou, zvolte Hodnota a zadejte ji.
6. V části Skryté sloupce vyberte Margin.
7. Zvolte Uložit.

Pokud pravidlo omezí, co vidí lidé bez vlastního pravidla, Dvina si nejprve vyžádá potvrzení a uvede, kolika lidí nebo týmů se změna týká.

V části Řádky můžete také zvolit Všechny řádky, nebo Žádné řádky, aby pravidlo nezobrazovalo vůbec žádné řádky.

Přidejte výjimku pro osobu nebo tým

Tým Finance má vidět všechny obchody včetně sloupce Margin.

1. V části Lidé s přístupem najděte tým Finance. Otevřete nabídku vedle něj, která zobrazuje jeho roli, například Může prohlížet.
2. Zvolte Řádky a sloupce….
3. V části Řádky zvolte Všechny řádky a v části Skryté sloupce ponechte všechny sloupce nezaškrtnuté.
4. Zvolte Uložit.

Každý řádek v části Lidé s přístupem uvádí, co daná osoba nebo tým vidí, například Všechny řádky nebo Některé řádky, 1 skrytý sloupec. Pokud dvě výjimky skrývají různé sloupce, Dvina vás upozorní, že člověk, na kterého se vztahují obě, neuvidí sloupce skryté ani jedním z těchto pravidel.

Pravidlo pro pracovní prostor se vztahuje na všechny jeho členy spolu s jejich vlastními pravidly, takže se řádky povolené oběma pravidly sčítají.

Nastavte členům atributy

Pravidlo, které porovnává sloupec s atributem člena, zobrazí každému řádky odpovídající jeho vlastní hodnotě. V tomto příkladu vidí obchodník s atributem region nastaveným na West pouze obchody z regionu West. Atributy vyžadují tarif Enterprise a nastavují je správci.

1. V Nastavení › Lidé vyberte Atributy členů.
2. Zadejte Nový atribut, například region, a vyberte Přidat. Používejte malá písmena, číslice a podtržítka. Název musí začínat písmenem.
3. V části Lidé otevřete nabídku role daného člena a vyberte Atributy členů.
4. Zadejte jeho hodnotu, například West. Více hodnot oddělte čárkami, například West, Central, aby se zobrazily řádky pro každou z nich.
5. Vyberte Uložit.

Při použití SCIM se atributy department, cost_center, division, organization, employee_number, title a user_type přebírají od vašeho poskytovatele identity.

Co lidé uvidí

Pravidla platí všude, kde se na tabulku provádí dotaz: v odpovědích v chatu, na kartách, v exportech karet a v přehledech.

• Omezené zobrazení označuje kartu nebo přehled, jejichž obsah je pro vás zúžen pravidlem.
• Sloupec, který je před někým skrytý, se mu vůbec nezobrazí. Pokud o něj požádá, dotaz se odmítne, jako by sloupec neexistoval.
• Pokud pravidlo někomu neumožňuje zobrazit žádné řádky, Dvina neodešle dotaz do databáze.
• Když Dvina popisuje tabulku někomu, na koho se vztahuje pravidlo, vynechá skryté sloupce a popisy vytvořené z řádků, které nemusí vidět všechny.
• Na stránce databáze jsou tabulky s pravidly přístupu označené jako Omezené zobrazení.

Sdílené přehledy a chaty

• Když někdo, na koho se vztahuje pravidlo, otevře sdílený přehled, uvidí svůj vlastní výsledek, ne váš.
• Když sdílíte chat, úkol nebo vlákno, jejichž karty se dotazují na tabulku, Dvina uvede jména lidí, kterým pravidla omezují zobrazení. Jejich karty zobrazí data podle jejich přístupových oprávnění, ale text odpovědí bude obsahovat číselné údaje tak, jak jste je viděli vy.

Zjistěte, kdo se dotazoval na tabulku

Každý dotaz na tabulku s pravidly přístupu a každý dotaz od někoho, s kým je tabulka sdílená, se zaznamenává do protokolu auditu.

1. V části Lidé s přístupem vyberte Kdo se dotazoval na tuto tabulku.
2. Vyberte záznam a zobrazte si údaje Kdy, Kdo, kolik Řádků dotaz vrátil a Odkud pocházel: Chat, Karta, Přehled nebo Jiné.

Správci tyto události najdou také v části Tabulky v Nastavení › Protokol auditu. Zobrazení toho, kdo se dotazoval na tabulku, vyžaduje tarif Enterprise.

Smažte pravidlo

1. Otevřete pravidlo v části Lidé s přístupem.
2. Vyberte Smazat pravidlo. Pokud smazání někomu umožní vidět více dat, Dvina si nejprve vyžádá potvrzení a uvede, koho se změna týká. Potvrďte výběrem Smazat pravidlo.

Tarify

Vytváření a úpravy pravidel, atributy členů a funkce Kdo se dotazoval na tuto tabulku jsou součástí tarifu Enterprise. Pravidla, která jste už uložili, zůstávají v platnosti v každém tarifu a nadále je můžete zobrazovat a mazat.

Související

• Databáze a datové sklady
• Členové a role
• Používání protokolu auditu
• Sdílení