Controle as linhas e colunas que cada pessoa pode ver

Com as regras de acesso, todas as pessoas com quem partilha uma tabela trabalham na mesma tabela, mas cada uma vê apenas o que lhes permite. Defina as regras no painel de partilha da tabela.

Esta página segue um exemplo: uma tabela Deals da sua base de dados de vendas, com as colunas Region, Rep, Amount e Margin. Cada representante de vendas deve ver apenas os negócios da sua região, e só a equipa Finance deve ver a coluna Margin.

Como funcionam as regras de acesso

• A regra para todas as outras pessoas aplica-se a todas as pessoas com quem a tabela é partilhada que não tenham uma regra própria. Sem esta regra, veem todas as linhas e colunas.
• Uma regra para uma pessoa, uma equipa ou o espaço de trabalho é uma exceção. Quem tiver uma exceção fica abrangido por essa exceção, em vez da regra para todas as outras pessoas.
• As várias exceções acumulam-se. Se mais de uma exceção se aplicar a uma pessoa, essa pessoa vê as linhas de cada uma, mas não vê nenhuma das colunas ocultadas por qualquer uma delas.
• O proprietário da tabela vê sempre tudo. As regras aplicam-se a todas as outras pessoas com quem a tabela é partilhada, incluindo os administradores.

As regras pertencem à tabela. Partilhar a tabela com alguém ou remover o seu acesso não adiciona nem remove uma regra.

Antes de começar

• Precisa do plano Enterprise para criar ou alterar uma regra.
• O proprietário da tabela e os administradores do espaço de trabalho gerem as regras da tabela.
• Partilhe primeiro a tabela: abra-a a partir da página da respetiva base de dados e escolha Partilhar. As regras aplicam-se às pessoas com quem a tabela é partilhada.

Definir a regra para todas as outras pessoas

Neste exemplo, cada representante vê apenas os negócios da sua região e ninguém vê a coluna Margin.

1. Abra a tabela e escolha Partilhar. Em seguida, escolha Pessoas com acesso.
2. Junto a Todas as outras pessoas, escolha Linhas e colunas….
3. Em Linhas, escolha Apenas linhas em que….
4. Escolha uma Coluna (Region) e uma Condição (é).
5. Escolha Atributo do membro e, em seguida, escolha o Atributo (region). Para comparar com um valor fixo, escolha Valor e introduza-o.
6. Em Colunas ocultas, selecione Margin.
7. Escolha Guardar.

Se a regra restringir o que as pessoas sem uma regra própria podem ver, a Dvina pede primeiro confirmação e indica quantas pessoas ou equipas são afetadas.

Em Linhas, também pode escolher Todas as linhas ou Nenhuma linha, para que a regra não mostre qualquer linha.

Adicionar uma exceção para uma pessoa ou equipa

A equipa Finance deve ver todos os negócios, incluindo a coluna Margin.

1. Em Pessoas com acesso, encontre a equipa Finance. Abra o menu junto à equipa, que mostra a sua função, como Pode ver.
2. Escolha Linhas e colunas….
3. Em Linhas, escolha Todas as linhas e deixe todas as colunas em Colunas ocultas por selecionar.
4. Escolha Guardar.

Cada linha em Pessoas com acesso indica o que essa pessoa ou equipa vê, como Todas as linhas ou Algumas linhas, 1 coluna oculta. Se duas exceções ocultarem colunas diferentes, a Dvina informa que uma pessoa abrangida por ambas não vê as colunas ocultadas por nenhuma das duas regras.

Uma regra para o espaço de trabalho aplica-se a todas as pessoas que fazem parte dele, juntamente com as regras individuais de cada uma, pelo que as linhas de ambas se somam.

Atribua atributos aos membros

Uma regra que compara uma coluna com um atributo de membro mostra a cada pessoa as linhas que correspondem ao seu próprio valor. No exemplo, um comercial cujo atributo region tem o valor West vê apenas os negócios da região West. Os atributos requerem o plano Enterprise e são definidos pelos administradores.

1. Em Definições › Pessoas, selecione Atributos dos membros.
2. Introduza um Novo atributo, como region, e selecione Adicionar. Use letras minúsculas, algarismos e sublinhados, começando por uma letra.
3. Em Pessoas, abra o menu de função de um membro e selecione Atributos dos membros.
4. Introduza o valor desse membro, como West. Separe vários valores por vírgulas, como West, Central, para mostrar as linhas de cada um.
5. Selecione Guardar.

Com SCIM, department, cost_center, division, organization, employee_number, title e user_type vêm do seu fornecedor de identidade.

O que as pessoas veem

As regras aplicam-se sempre que a tabela é consultada: nas respostas no chat, nos cartões, nas exportações de cartões e nas análises.

• Vista restrita identifica um cartão ou uma análise cujos dados uma regra limita para si.
• Uma coluna oculta para uma pessoa não lhe aparece de todo. Se essa pessoa a pedir, a consulta é recusada como se a coluna não existisse.
• Quando uma regra não permite que uma pessoa veja nenhuma linha, Dvina não consulta a base de dados.
• Quando Dvina descreve a tabela a uma pessoa com uma regra, omite as colunas ocultas e as descrições criadas a partir de linhas que essa pessoa possa não ver na totalidade.
• Na página da base de dados, as tabelas com regras de acesso apresentam Vista restrita.

Análises e chats partilhados

• Uma pessoa com uma regra que abra uma análise partilhada vê o seu próprio resultado, não o seu.
• Quando partilha um chat, uma tarefa ou uma conversa cujos cartões consultam uma tabela, Dvina identifica as pessoas cujas regras limitam o que veem. Os cartões dessas pessoas mostram os dados permitidos pelo respetivo acesso, mas o texto das respostas mostra os números tal como os viu.

Veja quem consultou uma tabela

Cada consulta a uma tabela com regras de acesso, bem como cada consulta feita por uma pessoa com quem a tabela esteja partilhada, fica registada no registo de auditoria.

1. Em Pessoas com acesso, selecione Quem consultou esta tabela.
2. Selecione uma entrada para ver Quando, Quem, quantas Linhas foram devolvidas e a Origem da consulta: Chat, Cartão, Análise ou Outra.

Os administradores também encontram estes eventos em Tabelas, em Definições › Registo de auditoria. Para ver quem consultou uma tabela, é necessário o plano Enterprise.

Elimine uma regra

1. Abra a regra em Pessoas com acesso.
2. Selecione Eliminar regra. Se a eliminação permitir que alguém veja mais dados, Dvina pede confirmação primeiro e indica quem; selecione Eliminar regra para confirmar.

Planos

A criação e alteração de regras, os atributos dos membros e a funcionalidade Quem consultou esta tabela estão incluídos no plano Enterprise. As regras que já guardou continuam a aplicar-se em todos os planos, e pode continuar a vê-las e a eliminá-las.

Relacionado

• Bases de dados e armazéns de dados
• Membros e funções
• Utilizar o registo de auditoria
• Partilha