Conectores

Controla qué filas y columnas ve cada persona

Comparte una tabla con tu equipo y permite que cada persona vea solo las filas y columnas a las que tiene acceso.

Ver como Markdown

Con las reglas de acceso, todas las personas con las que compartes una tabla trabajan sobre la misma tabla, y cada una ve solo lo que le permites. Configura las reglas en el panel para compartir la tabla.

Esta página sigue un ejemplo: una tabla Deals de tu base de datos de ventas, con las columnas Region, Rep, Amount y Margin. Cada representante de ventas debe ver solo las operaciones de su región, y solo el equipo de Finance debe ver Margin.

Cómo funcionan las reglas de acceso

  • La regla para el resto de las personas se aplica a todas las personas con las que se comparte la tabla que no tienen una regla propia. Sin esta regla, ven todas las filas y columnas.
  • Una regla para una persona, un equipo o el espacio de trabajo es una excepción. Quien tenga una excepción se rige por ella en lugar de por la regla para el resto de las personas.
  • Las excepciones se combinan. Si a una persona se le aplica más de una, ve las filas de cada una y ninguna de las columnas que oculte cualquiera de ellas.
  • El propietario de la tabla siempre lo ve todo. Las reglas se aplican a las demás personas con las que se comparte la tabla, incluidos los administradores.

Las reglas pertenecen a la tabla. Compartir la tabla con alguien o quitarle el acceso no añade ni elimina ninguna regla.

Antes de empezar

  • Necesitas el plan Enterprise para crear o modificar una regla.
  • El propietario de la tabla y los administradores del espacio de trabajo gestionan sus reglas.
  • Comparte primero la tabla: ábrela desde la página de su base de datos y selecciona Compartir. Las reglas se aplican a las personas con las que se comparte.

Configura la regla para el resto de las personas

En el ejemplo, cada representante ve solo las operaciones de su región y nadie ve Margin.

  1. Abre la tabla y selecciona Compartir y, después, Personas con acceso.
  2. Junto a Resto de las personas, selecciona Filas y columnas….
  3. En Filas, selecciona Solo las filas donde….
  4. Elige una Columna (Region) y una Condición (es).
  5. Selecciona Atributo del miembro y, después, elige el Atributo (region). Si prefieres comparar con un valor fijo, selecciona Valor e introdúcelo.
  6. En Columnas ocultas, selecciona Margin.
  7. Selecciona Guardar.

Si la regla restringe lo que ven las personas sin una regla propia, Dvina te pide confirmación antes y te indica a cuántas personas o equipos afecta.

En Filas, también puedes seleccionar Todas las filas o Ninguna fila para que la regla no muestre ninguna.

Consejo

Una condición compara la columna de una forma adecuada a su tipo: las columnas de texto admiten es, no es, contiene o no contiene; las columnas numéricas pueden ser mayores o menores que un valor; y las columnas de fecha pueden ser anteriores, posteriores o estar entre dos fechas. Cualquier columna puede tener un valor o estar vacía.

Añade una excepción para una persona o un equipo

El equipo de Finance debe ver todas las operaciones, incluida la columna Margin.

  1. En Personas con acceso, busca el equipo de Finance. Abre el menú que aparece a su lado y que muestra su rol, como Puede ver.
  2. Selecciona Filas y columnas….
  3. En Filas, selecciona Todas las filas y deja sin marcar todas las columnas de Columnas ocultas.
  4. Selecciona Guardar.

Cada línea de Personas con acceso indica qué ve esa persona o ese equipo, como Todas las filas o Algunas filas, 1 columna oculta. Si dos excepciones ocultan columnas distintas, Dvina te indica que una persona a la que se le apliquen ambas no verá las columnas ocultas por ninguna de las dos reglas.

Una regla del espacio de trabajo se aplica a todos sus miembros junto con sus propias reglas, por lo que las filas de ambas se suman.

Asigna atributos a los miembros

Una regla que compara una columna con un atributo de miembro muestra a cada persona las filas que coinciden con su propio valor. En el ejemplo, un representante cuyo atributo region tiene el valor West solo ve las operaciones de West. Los atributos requieren el plan Enterprise y los configuran los administradores.

  1. En Ajustes › Personas, selecciona Atributos de miembro.
  2. Escribe un Nuevo atributo, como region, y selecciona Añadir. Usa letras minúsculas, dígitos y guiones bajos, y empieza con una letra.
  3. En Personas, abre el menú de roles de un miembro y selecciona Atributos de miembro.
  4. Escribe su valor, como West. Separa varios valores con comas, como West, Central, para mostrar las filas de cada uno.
  5. Selecciona Guardar.

Con SCIM, department, cost_center, division, organization, employee_number, title y user_type provienen de tu proveedor de identidad.

Importante

Una persona que no tenga configurado un atributo no verá ninguna fila de una regla que lo use en una comparación. Verá Vista restringida con una nota que le indica que pida a un administrador que lo configure. Si eliminas un atributo, las reglas de acceso que lo usen en comparaciones dejarán de coincidir con cualquier persona.

Qué ve cada persona

Las reglas se aplican siempre que se consulta la tabla: en las respuestas del chat, las tarjetas, las exportaciones de tarjetas y los análisis.

  • Vista restringida identifica una tarjeta o un análisis cuyo contenido una regla limita para ti.
  • Una columna oculta para una persona no le aparece en absoluto. Si la solicita, la consulta se rechaza como si la columna no existiera.
  • Cuando una regla no muestra ninguna fila a una persona, Dvina no consulta la base de datos.
  • Cuando Dvina describe la tabla a una persona con una regla, omite las columnas ocultas y las descripciones elaboradas a partir de filas que quizá no pueda ver en su totalidad.
  • En la página de la base de datos, las tablas con reglas de acceso muestran Vista restringida.

Análisis y chats compartidos

  • Una persona con una regla que abre un análisis compartido ve su propio resultado, no el tuyo.
  • Cuando compartes un chat, una tarea o un hilo cuyas tarjetas consultan una tabla, Dvina indica quiénes tienen reglas que limitan lo que pueden ver. Sus tarjetas muestran los datos según su acceso, pero el texto de las respuestas muestra las cifras tal como tú las viste.

Consulta quién ha consultado una tabla

Cada consulta a una tabla con reglas de acceso, y cada consulta realizada por una persona con quien se ha compartido la tabla, queda registrada en el registro de auditoría.

  1. En Personas con acceso, selecciona Quién ha consultado esta tabla.
  2. Selecciona una entrada para ver Cuándo, Quién, cuántas Filas se devolvieron y el Origen de la consulta: Chat, Tarjeta, Análisis u Otro.

Los administradores también pueden encontrar estos eventos en Tablas, dentro de Ajustes › Registro de auditoría. Para ver quién ha consultado una tabla, necesitas el plan Enterprise.

Elimina una regla

  1. Abre la regla desde Personas con acceso.
  2. Selecciona Eliminar regla. Si eliminarla permite que alguien vea más datos, Dvina pide confirmación e indica quién; selecciona Eliminar regla para confirmar.

Planes

La creación y modificación de reglas, los atributos de miembro y Quién ha consultado esta tabla están incluidos en el plan Enterprise. Las reglas que ya hayas guardado siguen aplicándose en todos los planes, y puedes seguir viéndolas y eliminándolas.