Conectori

Controlează ce rânduri și coloane văd ceilalți

Partajează un tabel cu echipa ta și permite fiecărei persoane să vadă doar rândurile și coloanele la care are acces.

Vezi în Markdown

Cu regulile de acces, toți cei cu care partajezi un tabel lucrează în același tabel, iar fiecare persoană vede doar ceea ce îi permiți. Configurezi regulile în panoul de partajare al tabelului.

Această pagină folosește un singur exemplu: un tabel Deals din baza ta de date de vânzări, cu coloanele Region, Rep, Amount și Margin. Fiecare reprezentant de vânzări trebuie să vadă doar tranzacțiile din propria regiune, iar numai echipa Finance trebuie să vadă Margin.

Cum funcționează regulile de acces

  • Regula pentru toți ceilalți se aplică tuturor persoanelor cu care este partajat tabelul și care nu au o regulă proprie. Fără această regulă, ele văd toate rândurile și coloanele.
  • O regulă pentru o persoană, o echipă sau spațiul de lucru este o excepție. Pentru cineva care are o excepție, aceasta se aplică în locul regulii pentru toți ceilalți.
  • Mai multe excepții se cumulează. Dacă unei persoane i se aplică mai multe excepții, aceasta vede rândurile permise de fiecare, dar nu vede nicio coloană ascunsă de oricare dintre ele.
  • Proprietarul tabelului vede întotdeauna totul. Regulile se aplică tuturor celorlalte persoane cu care este partajat tabelul, inclusiv administratorilor.

Regulile aparțin tabelului. Partajarea tabelului cu cineva sau retragerea accesului acelei persoane nu adaugă și nu elimină o regulă.

Înainte să începi

  • Ai nevoie de planul Enterprise pentru a crea sau modifica o regulă.
  • Proprietarul tabelului și administratorii spațiului de lucru gestionează regulile tabelului.
  • Partajează mai întâi tabelul: deschide-l din pagina bazei de date din care face parte și alege Partajează. Regulile se aplică persoanelor cu care este partajat.

Configurează regula pentru toți ceilalți

În acest exemplu, fiecare reprezentant vede doar tranzacțiile din propria regiune și nimeni nu vede Margin.

  1. Deschide tabelul și alege Partajează, apoi Persoane cu acces.
  2. Lângă Toți ceilalți, alege Rânduri și coloane….
  3. În secțiunea Rânduri, alege Doar rândurile în care….
  4. Alege o Coloană (Region) și o Condiție (este).
  5. Alege Atribut al membrului, apoi alege Atributul (region). Pentru a compara în schimb cu o valoare fixă, alege Valoare și introdu-o.
  6. În secțiunea Coloane ascunse, selectează Margin.
  7. Alege Salvează.

Dacă regula restrânge ceea ce văd persoanele fără o regulă proprie, Dvina îți cere mai întâi confirmarea și îți spune câte persoane sau echipe sunt afectate.

În secțiunea Rânduri, poți alege și Toate rândurile sau Niciun rând, astfel încât regula să nu afișeze niciun rând.

Sfat

O condiție compară coloana într-un mod potrivit tipului ei: pentru coloanele de text, poți folosi este, nu este, conține sau nu conține; pentru coloanele numerice, poți verifica dacă numărul este mai mare sau mai mic decât o valoare; iar pentru coloanele de date, poți verifica dacă data este înainte, după sau între anumite date. Orice coloană poate avea o valoare sau poate fi goală.

Adaugă o excepție pentru o persoană sau o echipă

Echipa Finance trebuie să vadă toate tranzacțiile, inclusiv Margin.

  1. În Persoane cu acces, găsește echipa Finance. Deschide meniul de lângă ea, care afișează rolul echipei, de exemplu Poate vizualiza.
  2. Alege Rânduri și coloane….
  3. În secțiunea Rânduri, alege Toate rândurile și lasă toate coloanele din Coloane ascunse debifate.
  4. Alege Salvează.

Fiecare rând din Persoane cu acces indică ce vede persoana sau echipa respectivă, de exemplu Toate rândurile sau Unele rânduri, 1 coloană ascunsă. Dacă două excepții ascund coloane diferite, Dvina te informează că o persoană căreia i se aplică ambele nu vede coloanele ascunse de niciuna dintre reguli.

O regulă pentru spațiul de lucru se aplică tuturor membrilor, împreună cu regulile lor proprii, astfel încât rândurile permise de ambele se cumulează.

Atribuie atribute membrilor

O regulă care compară o coloană cu un atribut al unui membru îi arată fiecărei persoane rândurile care corespund propriei valori. În exemplu, un reprezentant de vânzări al cărui atribut region este West vede doar tranzacțiile din West. Atributele necesită planul Enterprise și sunt setate de administratori.

  1. În Setări › Persoane, alege Atributele membrilor.
  2. Introdu un Atribut nou, cum ar fi region, și alege Adaugă. Folosește litere mici, cifre și caractere de subliniere, începând cu o literă.
  3. În Persoane, deschide meniul de rol al unui membru și alege Atributele membrilor.
  4. Introdu valoarea membrului, cum ar fi West. Separă mai multe valori prin virgule, de exemplu West, Central, pentru a afișa rândurile corespunzătoare fiecăreia.
  5. Alege Salvează.

Cu SCIM, department, cost_center, division, organization, employee_number, title și user_type provin de la furnizorul tău de identitate.

Important

O persoană al cărei atribut nu este setat nu vede niciun rând printr-o regulă care face comparația cu acel atribut. Persoana vede Vizualizare restricționată, cu o notă care îi cere să contacteze un administrator pentru setarea atributului. Dacă elimini un atribut, regulile de acces care îl folosesc pentru comparație nu mai corespund niciunei persoane.

Ce văd persoanele

Regulile se aplică oriunde este interogat tabelul: în răspunsurile din chat, în carduri, în exporturile cardurilor și în analize.

  • Vizualizare restricționată marchează un card sau o analiză al cărei conținut este limitat pentru tine de o regulă.
  • O coloană ascunsă unei persoane nu apare deloc pentru aceasta. Dacă persoana o solicită, interogarea este refuzată ca și cum coloana nu ar exista.
  • Când o regulă nu permite unei persoane să vadă niciun rând, Dvina nu interoghează baza de date.
  • Când Dvina descrie tabelul unei persoane căreia i se aplică o regulă, omite coloanele ascunse și descrierile bazate pe rânduri pe care persoana este posibil să nu le poată vedea în totalitate.
  • Pe pagina bazei de date, tabelele cu reguli de acces afișează Vizualizare restricționată.

Analize și chat-uri partajate

  • O persoană căreia i se aplică o regulă și care deschide o analiză partajată vede propriul rezultat, nu pe al tău.
  • Când partajezi un chat, o sarcină sau un fir de discuție ale cărui carduri interoghează un tabel, Dvina indică persoanele ale căror reguli limitează ceea ce pot vedea. Cardurile lor afișează datele permise de accesul lor, dar textul răspunsurilor afișează cifrele așa cum le-ai văzut tu.

Vezi cine a interogat un tabel

Fiecare interogare a unui tabel cu reguli de acces și fiecare interogare făcută de o persoană cu care este partajat tabelul sunt înregistrate în jurnalul de audit.

  1. În Persoane cu acces, alege Cine a interogat acest tabel.
  2. Alege o înregistrare pentru a vedea Când, Cine, câte Rânduri au fost returnate și De unde a provenit interogarea: Chat, Card, Analiză sau Altele.

Administratorii găsesc aceste evenimente și în secțiunea Tabele din Setări › Jurnal de audit. Pentru a vedea cine a interogat un tabel, ai nevoie de planul Enterprise.

Șterge o regulă

  1. Deschide regula din Persoane cu acces.
  2. Alege Șterge regula. Dacă ștergerea îi permite unei persoane să vadă mai multe date, Dvina cere mai întâi confirmarea și indică persoana respectivă; alege Șterge regula pentru a confirma.

Planuri

Crearea și modificarea regulilor, atributele membrilor și Cine a interogat acest tabel sunt incluse în planul Enterprise. Regulile pe care le-ai salvat deja continuă să se aplice indiferent de plan și le poți vedea și șterge în continuare.