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Decidi quali righe e colonne può vedere ogni persona

Condividi una tabella con il tuo team e consenti a ogni persona di vedere solo le righe e le colonne a cui ha accesso.

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Con le regole di accesso, tutte le persone con cui condividi una tabella lavorano sulla stessa tabella, ma ciascuna vede solo ciò che le consenti di vedere. Imposta le regole nel pannello di condivisione della tabella.

Questa pagina segue un esempio: una tabella Trattative del tuo database di vendite, con le colonne Regione, Commerciale, Importo e Margine. Ogni commerciale deve vedere solo le trattative della propria regione e solo il team Finance deve vedere Margine.

Come funzionano le regole di accesso

  • La regola per tutti gli altri si applica a tutte le persone con cui è condivisa la tabella che non hanno una regola specifica. Senza questa regola, vedono tutte le righe e le colonne.
  • Una regola per una persona, un team o l'area di lavoro è un'eccezione. A chi ha un'eccezione si applica quella, anziché la regola per tutti gli altri.
  • Più eccezioni si sommano. Se a una persona si applicano più eccezioni, vede le righe di ciascuna, ma nessuna delle colonne nascoste da una qualsiasi di esse.
  • Il proprietario della tabella vede sempre tutto. Le regole si applicano a tutte le altre persone con cui è condivisa la tabella, amministratori inclusi.

Le regole appartengono alla tabella. Condividere la tabella con una persona o rimuovere il suo accesso non aggiunge né rimuove una regola.

Prima di iniziare

  • Per creare o modificare una regola, devi avere il piano Enterprise.
  • Il proprietario della tabella e gli amministratori dell'area di lavoro ne gestiscono le regole.
  • Condividi prima la tabella: aprila dalla pagina del database a cui appartiene e scegli Condividi. Le regole si applicano alle persone con cui è condivisa.

Imposta la regola per tutti gli altri

Nell'esempio, ogni commerciale vede solo le trattative della propria regione e nessuno vede Margine.

  1. Apri la tabella e scegli Condividi, poi scegli Persone con accesso.
  2. Accanto a Tutti gli altri, scegli Righe e colonne….
  3. In Righe, scegli Solo le righe in cui….
  4. Scegli una Colonna (Regione) e una Condizione (è).
  5. Scegli Attributo del membro, poi scegli l'Attributo (region). Per confrontare invece con un valore fisso, scegli Valore e inseriscilo.
  6. In Colonne nascoste, seleziona Margine.
  7. Scegli Salva.

Se la regola limita ciò che vedono le persone senza una regola specifica, Dvina chiede prima conferma e indica quante persone o team sono interessati.

In Righe, puoi anche scegliere Tutte le righe, oppure Nessuna riga per fare in modo che la regola non mostri alcuna riga.

Consiglio

Una condizione confronta la colonna in modo adatto al suo tipo: per le colonne di testo puoi scegliere è, non è, contiene o non contiene; per le colonne numeriche puoi verificare se il numero è maggiore o minore di un valore; per le colonne di date puoi verificare se la data è precedente, successiva o compresa tra due date. Qualsiasi colonna può avere un valore o essere vuota.

Aggiungi un'eccezione per una persona o un team

Il team Finance deve vedere tutte le trattative, inclusa la colonna Margine.

  1. In Persone con accesso, trova il team Finance. Apri il menu accanto al team, che mostra il suo ruolo, ad esempio Può visualizzare.
  2. Scegli Righe e colonne….
  3. In Righe, scegli Tutte le righe e lascia deselezionate tutte le colonne in Colonne nascoste.
  4. Scegli Salva.

Ogni voce in Persone con accesso indica cosa vede quella persona o quel team, ad esempio Tutte le righe o Alcune righe, 1 colonna nascosta. Se due eccezioni nascondono colonne diverse, Dvina ti avvisa che una persona a cui si applicano entrambe non vede le colonne nascoste da nessuna delle due regole.

Una regola per lo spazio di lavoro si applica a tutti i suoi membri insieme alle loro regole personali: le righe consentite dalle due si sommano.

Assegna attributi ai membri

Una regola che confronta una colonna con un attributo del membro mostra a ogni persona le righe che corrispondono al suo valore. Nell'esempio, un rappresentante con region impostato su West vede solo le trattative della regione West. Gli attributi richiedono il piano Enterprise e vengono impostati dagli amministratori.

  1. In Impostazioni › Persone, scegli Attributi dei membri.
  2. Inserisci un Nuovo attributo, come region, e scegli Aggiungi. Usa lettere minuscole, cifre e trattini bassi, iniziando con una lettera.
  3. In Persone, apri il menu del ruolo di un membro e scegli Attributi dei membri.
  4. Inserisci il suo valore, come West. Separa più valori con virgole, come West, Central, per mostrare le righe corrispondenti a ciascuno.
  5. Scegli Salva.

Con SCIM, department, cost_center, division, organization, employee_number, title e user_type provengono dal tuo provider di identità.

Importante

Se l'attributo di una persona non è impostato, una regola che lo usa per il confronto non le mostra alcuna riga. La persona vede Vista limitata con una nota che invita a chiedere a un amministratore di impostarlo. Se rimuovi un attributo, le regole di accesso che lo usano per il confronto non corrispondono più a nessuno.

Cosa vedono le persone

Le regole si applicano ovunque venga interrogata la tabella: nelle risposte in chat, nelle schede, nelle esportazioni delle schede e negli insight.

  • Vista limitata contrassegna una scheda o un insight di cui una regola limita i dati visibili per te.
  • Una colonna nascosta a una persona non le viene mostrata in alcun modo. Se la richiede, la query viene rifiutata come se la colonna non esistesse.
  • Quando una regola non mostra alcuna riga a una persona, Dvina non interroga il database.
  • Quando Dvina descrive la tabella a una persona soggetta a una regola, omette le colonne nascoste e le descrizioni ricavate da righe che quella persona potrebbe non vedere tutte.
  • Nella pagina del database, le tabelle con regole di accesso mostrano Vista limitata.

Insight e chat condivisi

  • Una persona soggetta a una regola che apre un insight condiviso vede il proprio risultato, non il tuo.
  • Quando condividi una chat, un'attività o un thread con schede che interrogano una tabella, Dvina indica i nomi delle persone le cui regole limitano ciò che possono vedere. Le loro schede mostrano i dati consentiti dal loro accesso, ma il testo delle risposte riporta le cifre così come le hai viste tu.

Scopri chi ha interrogato una tabella

Ogni query su una tabella con regole di accesso e ogni query eseguita da una persona con cui la tabella è condivisa viene registrata nel registro di controllo.

  1. In Persone con accesso, scegli Chi ha interrogato questa tabella.
  2. Scegli una voce per vedere Quando, Chi, quante Righe sono state restituite e l'Origine della query: Chat, Scheda, Insight o Altro.

Gli amministratori trovano questi eventi anche nella sezione Tabelle in Impostazioni › Registro di controllo. Per vedere chi ha interrogato una tabella serve il piano Enterprise.

Elimina una regola

  1. Apri la regola da Persone con accesso.
  2. Scegli Elimina regola. Se l'eliminazione permette a qualcuno di vedere più dati, Dvina chiede prima conferma e indica chi è interessato; scegli Elimina regola per confermare.

Piani

La creazione e la modifica delle regole, gli attributi dei membri e Chi ha interrogato questa tabella sono inclusi nel piano Enterprise. Le regole che hai già salvato continuano ad applicarsi con qualsiasi piano e puoi ancora visualizzarle ed eliminarle.