Konnektoren

Lege fest, wer welche Zeilen und Spalten sieht

Teile eine Tabelle mit deinem Team und lass jede Person nur die Zeilen und Spalten sehen, auf die sie zugreifen darf.

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Mit Zugriffsregeln arbeiten alle, mit denen du eine Tabelle teilst, in derselben Tabelle. Jede Person sieht dabei nur so viel, wie du erlaubst. Du legst die Regeln im Freigabedialog der Tabelle fest.

Diese Seite erklärt die Schritte anhand eines Beispiels: einer Tabelle namens Deals aus deiner Vertriebsdatenbank mit den Spalten Region, Rep, Amount und Margin. Jede Person im Vertrieb soll nur die Deals ihrer eigenen Region sehen. Die Spalte Margin soll nur für das Finance-Team sichtbar sein.

So funktionieren Zugriffsregeln

  • Die Regel für alle anderen gilt für alle, mit denen die Tabelle geteilt wird und die keine eigene Regel haben. Ohne diese Regel sehen sie alle Zeilen und Spalten.
  • Eine Regel für eine Person, ein Team oder den Workspace ist eine Ausnahme. Für Personen mit einer Ausnahme gilt diese statt der Regel für alle anderen.
  • Mehrere Ausnahmen werden kombiniert. Wenn für eine Person mehrere Ausnahmen gelten, sieht sie die Zeilen aus jeder dieser Ausnahmen. Spalten, die eine der Ausnahmen ausblendet, sieht sie nicht.
  • Wer die Tabelle besitzt, sieht immer alles. Die Regeln gelten für alle anderen, mit denen die Tabelle geteilt wird, einschließlich Admins.

Regeln gehören zur Tabelle. Wenn du die Tabelle mit jemandem teilst oder der Person den Zugriff entziehst, wird dadurch keine Regel hinzugefügt oder entfernt.

Bevor du beginnst

  • Du brauchst den Enterprise-Tarif, um eine Regel zu erstellen oder zu ändern.
  • Die Person, der die Tabelle gehört, und die Admins des Workspace verwalten die Regeln der Tabelle.
  • Teile zuerst die Tabelle: Öffne sie auf der Seite ihrer Datenbank und wähle Teilen. Die Regeln gelten für die Personen, mit denen sie geteilt wird.

Lege die Regel für alle anderen fest

Im Beispiel sieht jede Person im Vertrieb nur Deals aus ihrer eigenen Region, und niemand sieht Margin.

  1. Öffne die Tabelle und wähle Teilen, dann Personen mit Zugriff.
  2. Wähle neben Alle anderen die Option Zeilen und Spalten….
  3. Wähle unter Zeilen die Option Nur Zeilen, bei denen….
  4. Wähle eine Spalte (Region) und eine Bedingung (ist).
  5. Wähle Mitgliedsattribut und dann das Attribut (region). Wenn du stattdessen mit einem festen Wert vergleichen möchtest, wähle Wert und gib ihn ein.
  6. Wähle unter Ausgeblendete Spalten die Spalte Margin aus.
  7. Wähle Speichern.

Wenn die Regel einschränkt, was Personen ohne eigene Regel sehen, fragt Dvina zuerst nach und zeigt an, wie viele Personen oder Teams davon betroffen sind.

Unter Zeilen kannst du auch Alle Zeilen wählen oder Keine Zeilen, damit die Regel überhaupt keine Zeilen anzeigt.

Tipp

Eine Bedingung vergleicht die Spalte passend zu ihrem Typ: Für Textspalten gibt es ist, ist nicht, enthält oder enthält nicht. Bei Zahlenspalten kannst du prüfen, ob ein Wert größer oder kleiner als ein Vergleichswert ist. Bei Datumsspalten kannst du prüfen, ob ein Datum vor, nach oder zwischen bestimmten Daten liegt. Bei jeder Spalte kannst du prüfen, ob sie einen Wert enthält oder leer ist.

Füge eine Ausnahme für eine Person oder ein Team hinzu

Das Finance-Team soll alle Deals sehen, einschließlich Margin.

  1. Suche unter Personen mit Zugriff nach dem Finance-Team. Öffne das Menü daneben, das seine Rolle anzeigt, etwa Kann ansehen.
  2. Wähle Zeilen und Spalten….
  3. Wähle unter Zeilen die Option Alle Zeilen und lass unter Ausgeblendete Spalten alle Spalten abgewählt.
  4. Wähle Speichern.

Jede Zeile unter Personen mit Zugriff zeigt an, was die jeweilige Person oder das Team sieht, etwa Alle Zeilen oder Einige Zeilen, 1 Spalte ausgeblendet. Wenn zwei Ausnahmen unterschiedliche Spalten ausblenden, weist Dvina darauf hin, dass eine Person, für die beide gelten, die ausgeblendeten Spalten beider Regeln nicht sieht.

Eine Regel für den Workspace gilt für alle Mitglieder zusätzlich zu ihren eigenen Regeln. Die Zeilen, die beide Regeln freigeben, werden zusammengeführt.

Mitgliedern Attribute zuweisen

Eine Regel, die eine Spalte mit einem Mitgliedsattribut vergleicht, zeigt jeder Person die Zeilen, die ihrem eigenen Wert entsprechen. Im Beispiel sieht eine Vertriebskraft mit dem Wert West für region nur die Abschlüsse aus West. Attribute erfordern den Enterprise-Tarif und werden von Admins festgelegt.

  1. Wähle unter Einstellungen › Personen die Option Mitgliedsattribute.
  2. Gib ein Neues Attribut ein, etwa region, und wähle Hinzufügen. Verwende Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche und beginne mit einem Buchstaben.
  3. Öffne unter Personen das Rollenmenü eines Mitglieds und wähle Mitgliedsattribute.
  4. Gib den Wert für das Mitglied ein, etwa West. Trenne mehrere Werte durch Kommas, etwa West, Central, um die Zeilen für jeden dieser Werte anzuzeigen.
  5. Wähle Speichern.

Mit SCIM werden department, cost_center, division, organization, employee_number, title und user_type von deinem Identitätsanbieter übernommen.

Wichtig

Wenn das Attribut einer Person nicht festgelegt ist, sieht sie keine Zeilen, die durch eine Regel mit diesem Attribut freigegeben werden. Sie sieht Eingeschränkte Ansicht mit dem Hinweis, einen Admin zu bitten, das Attribut festzulegen. Wenn du ein Attribut entfernst, treffen Zugriffsregeln, die damit vergleichen, auf niemanden mehr zu.

Was Personen sehen

Regeln gelten überall, wo die Tabelle abgefragt wird: in Chat-Antworten, Karten, Kartenexporten und Insights.

  • Eingeschränkte Ansicht kennzeichnet eine Karte oder einen Insight, deren Daten eine Regel für dich einschränkt.
  • Eine Spalte, die für eine Person ausgeblendet ist, erscheint für sie überhaupt nicht. Fragt sie danach, wird die Abfrage abgelehnt, als gäbe es die Spalte nicht.
  • Wenn eine Regel einer Person keine Zeilen zeigt, fragt Dvina die Datenbank nicht ab.
  • Wenn Dvina die Tabelle für eine Person beschreibt, für die eine Regel gilt, lässt es ausgeblendete Spalten sowie Beschreibungen weg, die auf Zeilen beruhen, die diese Person möglicherweise nicht alle sehen darf.
  • Auf der Seite der Datenbank werden Tabellen mit Zugriffsregeln mit Eingeschränkte Ansicht gekennzeichnet.

Geteilte Insights und Chats

  • Eine Person, für die eine Regel gilt, sieht beim Öffnen eines geteilten Insights ihr eigenes Ergebnis, nicht deins.
  • Wenn du einen Chat, eine Aufgabe oder einen Thread teilst, dessen Karten eine Tabelle abfragen, nennt Dvina die Personen, deren Regeln ihre Ansicht einschränken. Ihre Karten zeigen Daten entsprechend ihren Zugriffsrechten, aber der Text der Antworten enthält die Zahlen so, wie du sie gesehen hast.

Prüfen, wer eine Tabelle abgefragt hat

Jede Abfrage einer Tabelle mit Zugriffsregeln und jede Abfrage durch eine Person, mit der die Tabelle geteilt wurde, wird im Audit-Protokoll erfasst.

  1. Wähle unter Personen mit Zugriff die Option Wer hat diese Tabelle abgefragt.
  2. Wähle einen Eintrag, um zu sehen, Wann die Abfrage ausgeführt wurde, Wer sie ausgeführt hat, wie viele Zeilen zurückgegeben wurden und Woher die Abfrage kam: Chat, Karte, Insight oder Sonstiges.

Admins finden diese Ereignisse auch unter Tabellen in Einstellungen › Audit-Protokoll. Um zu sehen, wer eine Tabelle abgefragt hat, benötigst du den Enterprise-Tarif.

Eine Regel löschen

  1. Öffne die Regel unter Personen mit Zugriff.
  2. Wähle Regel löschen. Wenn durch das Löschen jemand mehr sehen kann, fragt Dvina zuerst nach und nennt die betroffenen Personen. Wähle zur Bestätigung Regel löschen.

Tarife

Das Erstellen und Ändern von Regeln, Mitgliedsattribute und Wer hat diese Tabelle abgefragt sind im Enterprise-Tarif enthalten. Bereits gespeicherte Regeln gelten in jedem Tarif weiter. Du kannst sie weiterhin ansehen und löschen.