Contrôlez les lignes et les colonnes que chacun peut voir

Les règles d’accès permettent à toutes les personnes avec qui vous partagez une table de travailler à partir de la même table, tout en ne voyant que ce que vous les autorisez à voir. Vous définissez ces règles dans le panneau de partage de la table.

Cette page s’appuie sur un exemple : une table Deals de votre base de données commerciale, avec les colonnes Region, Rep, Amount et Margin. Chaque commercial doit voir uniquement les affaires de sa région, et seule l’équipe Finance doit voir la colonne Margin.

Comment fonctionnent les règles d’accès

• La règle pour toutes les autres personnes s’applique à toutes les personnes avec qui la table est partagée et qui n’ont pas de règle propre. Sans cette règle, elles voient toutes les lignes et toutes les colonnes.
• Une règle pour une personne, une équipe ou l’espace de travail constitue une exception. Une personne bénéficiant d’une exception se voit appliquer cette exception à la place de la règle pour toutes les autres personnes.
• Les exceptions se cumulent. Si plusieurs exceptions s’appliquent à une personne, elle voit les lignes de chacune d’elles, mais aucune des colonnes masquées par l’une ou l’autre.
• Le propriétaire de la table voit toujours tout. Les règles s’appliquent à toutes les autres personnes avec qui la table est partagée, y compris les administrateurs.

Les règles sont liées à la table. Partager la table avec une personne ou lui retirer l’accès n’ajoute ni ne supprime de règle.

Avant de commencer

• Vous devez disposer de l’offre Enterprise pour créer ou modifier une règle.
• Le propriétaire de la table et les administrateurs de l’espace de travail gèrent les règles de la table.
• Partagez d’abord la table : ouvrez-la depuis la page de sa base de données, puis choisissez Partager. Les règles s’appliquent aux personnes avec qui elle est partagée.

Définir la règle pour toutes les autres personnes

Dans cet exemple, chaque commercial voit uniquement les affaires de sa région, et personne ne voit la colonne Margin.

1. Ouvrez la table et choisissez Partager, puis Personnes ayant accès.
2. À côté de Toutes les autres personnes, choisissez Lignes et colonnes….
3. Sous Lignes, choisissez Uniquement les lignes où….
4. Choisissez une Colonne (Region) et une Condition (est).
5. Choisissez Attribut du membre, puis l’Attribut (region). Pour effectuer la comparaison avec une valeur fixe, choisissez plutôt Valeur et saisissez-la.
6. Sous Colonnes masquées, sélectionnez Margin.
7. Choisissez Enregistrer.

Si la règle restreint ce que voient les personnes qui n’ont pas de règle propre, Dvina vous demande d’abord confirmation et indique combien de personnes ou d’équipes sont concernées.

Sous Lignes, vous pouvez aussi choisir Toutes les lignes, ou Aucune ligne pour que la règle n’affiche aucune ligne.

Ajouter une exception pour une personne ou une équipe

L’équipe Finance doit voir toutes les affaires, ainsi que la colonne Margin.

1. Dans Personnes ayant accès, trouvez l’équipe Finance. Ouvrez le menu à côté de son nom, qui indique son rôle, par exemple Peut consulter.
2. Choisissez Lignes et colonnes….
3. Sous Lignes, choisissez Toutes les lignes et laissez toutes les colonnes décochées sous Colonnes masquées.
4. Choisissez Enregistrer.

Chaque ligne de la liste Personnes ayant accès indique ce que la personne ou l’équipe voit, par exemple Toutes les lignes ou Certaines lignes, 1 colonne masquée. Si deux exceptions masquent des colonnes différentes, Dvina vous indique qu’une personne à qui les deux s’appliquent ne voit aucune des colonnes masquées par l’une ou l’autre règle.

Une règle définie pour l’espace de travail s’applique à tous ses membres en plus de leurs propres règles : les lignes autorisées par les unes et les autres se cumulent.

Attribuer des attributs aux membres

Une règle qui compare une colonne à un attribut de membre montre à chaque personne les lignes correspondant à sa propre valeur. Dans cet exemple, un commercial dont l’attribut region vaut West ne voit que les affaires de la région West. Les attributs nécessitent le forfait Enterprise et sont définis par les administrateurs.

1. Dans Réglages › Personnes, choisissez Attributs des membres.
2. Saisissez un Nouvel attribut, comme region, puis choisissez Ajouter. Utilisez des lettres minuscules, des chiffres et des traits de soulignement, en commençant par une lettre.
3. Dans Personnes, ouvrez le menu du rôle d’un membre et choisissez Attributs des membres.
4. Saisissez sa valeur, comme West. Séparez les valeurs par des virgules, comme West, Central, pour afficher les lignes correspondant à chacune.
5. Choisissez Enregistrer.

Avec SCIM, les attributs department, cost_center, division, organization, employee_number, title et user_type proviennent de votre fournisseur d’identité.

Ce que les personnes voient

Les règles s’appliquent partout où la table est interrogée : réponses dans les chats, cartes, exports de cartes et analyses.

• La mention Vue restreinte signale une carte ou une analyse dont une règle limite le contenu pour vous.
• Une colonne masquée pour une personne ne s’affiche jamais pour elle. Si elle la demande, la requête est refusée comme si la colonne n’existait pas.
• Lorsqu’une règle n’autorise aucune ligne pour une personne, Dvina n’interroge pas la base de données.
• Lorsque Dvina décrit la table à une personne soumise à une règle, il omet les colonnes masquées ainsi que les descriptions élaborées à partir de lignes qu’elle ne peut pas nécessairement toutes voir.
• Sur la page de la base de données, les tables dotées de règles d’accès affichent la mention Vue restreinte.

Analyses et chats partagés

• Une personne soumise à une règle qui ouvre une analyse partagée voit son propre résultat, pas le vôtre.
• Lorsque vous partagez un chat, une tâche ou un fil de discussion dont les cartes interrogent une table, Dvina indique les personnes dont les règles limitent ce qu’elles voient. Leurs cartes affichent les données autorisées par leur accès, mais le texte des réponses contient les chiffres tels que vous les avez vus.

Voir qui a interrogé une table

Chaque requête sur une table dotée de règles d’accès, ainsi que chaque requête effectuée par une personne avec qui la table est partagée, est consignée dans le journal d’audit.

1. Dans Personnes ayant accès, choisissez Qui a interrogé cette table.
2. Choisissez une entrée pour voir Quand, Qui, le nombre de Lignes renvoyées et la Source de la requête : Chat, Carte, Analyse ou Autre.

Les administrateurs retrouvent également ces événements sous Tables, dans Réglages › Journal d’audit. Le forfait Enterprise est nécessaire pour voir qui a interrogé une table.

Supprimer une règle

1. Ouvrez la règle depuis Personnes ayant accès.
2. Choisissez Supprimer la règle. Si sa suppression permet à une personne de voir davantage de données, Dvina vous demande d’abord confirmation et indique qui est concerné ; choisissez Supprimer la règle pour confirmer.

Forfaits

Le forfait Enterprise comprend la création et la modification des règles, les attributs des membres et la fonction Qui a interrogé cette table. Les règles déjà enregistrées continuent de s’appliquer avec tous les forfaits, et vous pouvez toujours les consulter et les supprimer.

Voir aussi

• Bases de données et entrepôts de données
• Membres et rôles
• Utiliser le journal d’audit
• Partage