連接器

控制每個人可查看的列和欄

與團隊共享同一個資料表，讓每個人只能查看獲准存取的列和欄。

設定存取規則後，所有獲你共享資料表的人都會使用同一個資料表，但每個人只能查看你允許的內容。你可以在資料表的共享面板中設定規則。

本頁以一個例子說明：銷售資料庫中的 Deals 資料表，包含 Region、Rep、Amount 和 Margin 欄。每位銷售代表應只能查看自己所屬地區的交易，而只有 Finance 團隊可以查看 Margin。

存取規則如何運作

  • 其他所有人的規則適用於所有獲共享資料表、但沒有專屬規則的人。如果沒有這項規則，他們就能查看所有列和欄。
  • 個人、團隊或工作空間的規則屬於例外規則。有例外規則的人會套用自己的例外規則，而非其他所有人的規則。
  • **多項例外規則會合併套用。**如果某人適用於多項例外規則，他們可以查看各項規則允許的列，但無法查看任何一項規則隱藏的欄。
  • **資料表擁有人始終可以查看所有內容。**規則適用於其他所有獲共享資料表的人，包括管理員。

規則屬於資料表。與某人共享資料表或移除其存取權限，都不會新增或移除規則。

開始之前

  • 你需要使用 Enterprise 方案才能建立或更改規則。
  • 資料表擁有人和工作空間管理員負責管理資料表的規則。
  • 先共享資料表：從所屬資料庫的頁面開啟資料表，然後選擇共享。規則會套用至獲共享資料表的人。

設定其他所有人的規則

在這個例子中，每位銷售代表只能查看自己所屬地區的交易，而且沒有人可以查看 Margin。

  1. 開啟資料表並選擇共享，然後選擇有存取權限的人。
  2. 在其他所有人旁邊，選擇列和欄…。
  3. 在列下，選擇僅顯示符合條件的列…。
  4. 選擇欄（Region）和條件（等於）。
  5. 選擇成員屬性，然後選擇屬性（region）。如果要改為與固定值比較，請選擇值並輸入該值。
  6. 在隱藏的欄下，選取 Margin。
  7. 選擇儲存。

如果這項規則會縮小沒有專屬規則的人可查看的範圍，Dvina 會先詢問你，並告知有多少人或團隊受到影響。

在列下，你也可以選擇所有列，或選擇不顯示任何列，讓這項規則完全不顯示任何列。

小提示

條件會按欄的類型進行比較：文字欄可使用等於、不等於、包含或不包含；數字欄可比較是否大於或小於某個值；日期欄可比較是否早於、晚於或介乎兩個日期之間。任何欄都可以有值或留空。

為個人或團隊新增例外規則

Finance 團隊應可以查看所有交易，包括 Margin。

  1. 在有存取權限的人中，找出 Finance 團隊。開啟旁邊顯示其角色的選單，例如可檢視。
  2. 選擇列和欄…。
  3. 在列下，選擇所有列，並確保隱藏的欄下沒有選取任何欄。
  4. 選擇儲存。

有存取權限的人中的每一行都會說明該個人或團隊可查看的內容，例如所有列或部分列，1 欄已隱藏。如果兩項例外規則隱藏不同的欄，Dvina 會告知你：同時適用於這兩項規則的人，無法查看其中任何一項規則隱藏的欄。

工作空間的規則適用於其中所有人，並會與各人的規則一併生效，因此兩者允許查看的資料列會合併計算。

設定成員屬性

將資料欄與成員屬性作比較的規則，會讓每個人看到與自己屬性值相符的資料列。在此例中，region 為 West 的銷售代表只能看到 West 的交易。屬性功能需要 Enterprise 方案，並由管理員設定。

  1. 在設定 › 人員中，選擇成員屬性。
  2. 輸入一個新屬性，例如 region，然後選擇新增。請使用小寫字母、數字和底線，並以字母開頭。
  3. 在人員中，開啟成員的角色選單，然後選擇成員屬性。
  4. 輸入該成員的屬性值，例如 West。如有多個值，請以逗號分隔，例如 West, Central，讓成員看到各個值對應的資料列。
  5. 選擇儲存。

使用 SCIM 時，department、cost_center、division、organization、employee_number、title 和 user_type 均來自你的身分識別提供者。

重要事項

如果成員的屬性尚未設定，將屬性作比較的規則便不會向他們顯示任何資料列。他們會看到受限檢視，以及請管理員設定屬性的提示。移除屬性後，與該屬性作比較的存取規則便不再符合任何人。

使用者會看到甚麼

規則會套用於所有查詢該資料表的地方：聊天中的回答、卡片、卡片匯出內容及洞察。

  • 如果規則限制了你在卡片或洞察中看到的內容，該卡片或洞察會標示為受限檢視。
  • 對某人隱藏的資料欄完全不會向他們顯示。如果他們要求查詢該資料欄，查詢會被拒絕，就像該資料欄不存在一樣。
  • 如果規則不允許某人看到任何資料列，Dvina 便不會查詢資料庫。
  • 當 Dvina 向受規則限制的人描述資料表時，會略去隱藏的資料欄，以及根據他們未必能全部看到的資料列所產生的描述。
  • 在資料庫頁面上，設有存取規則的資料表會顯示受限檢視。

共用的洞察和聊天

  • 受規則限制的人開啟共用洞察時，看到的是他們自己的結果，而非你的結果。
  • 當你分享聊天、任務或討論串，而其中的卡片會查詢資料表時，Dvina 會列出因規則而只能看到部分內容的人。他們的卡片會按各自的存取權限顯示資料，但回答文字中的數字仍會按你當時看到的內容顯示。

查看誰查詢過資料表

對設有存取規則的資料表進行的每次查詢，以及獲分享資料表的人進行的每次查詢，都會記錄在稽核記錄中。

  1. 在有存取權限的人員中，選擇誰查詢過此資料表。
  2. 選擇一項記錄，查看時間、查詢者、傳回的資料列數量，以及查詢的來源：聊天、卡片、洞察或其他。

管理員也可以在設定 › 稽核記錄的資料表分類下找到這些事件。查看誰查詢過資料表需要 Enterprise 方案。

刪除規則

  1. 從有存取權限的人員開啟規則。
  2. 選擇刪除規則。如果刪除規則會讓某人看到更多內容，Dvina 會先詢問你，並指出受影響的人；選擇刪除規則以確認。

方案

建立及修改規則、成員屬性和誰查詢過此資料表功能均包含在 Enterprise 方案中。你已儲存的規則在所有方案中都會繼續生效，你仍可查看及刪除這些規則。