অ্যাক্সেসের নিয়ম ব্যবহার করলে, যাঁদের সঙ্গে টেবিল শেয়ার করেন তাঁরা সবাই একই টেবিলে কাজ করেন, আর প্রত্যেকে শুধু আপনার অনুমতি দেওয়া অংশটুকুই দেখতে পান। টেবিলের শেয়ার শিটে এই নিয়মগুলো সেট করুন।
এই পৃষ্ঠায় একটি উদাহরণ ব্যবহার করা হয়েছে: আপনার সেলস ডেটাবেসের একটি Deals টেবিল, যাতে Region, Rep, Amount ও Margin কলাম আছে। প্রত্যেক সেলস প্রতিনিধির শুধু নিজের অঞ্চলের ডিলগুলো দেখা উচিত, আর শুধু Finance টিমের Margin দেখা উচিত।
অ্যাক্সেসের নিয়ম যেভাবে কাজ করে
- অন্য সবার জন্য নিয়ম টেবিল শেয়ার করা হয়েছে এমন প্রত্যেকের ওপর প্রযোজ্য, যাঁদের জন্য আলাদা কোনো নিয়ম নেই। এই নিয়ম না থাকলে তাঁরা সব সারি ও কলাম দেখতে পান।
- কোনো ব্যক্তি, টিম বা ওয়ার্কস্পেসের জন্য নিয়ম হলো একটি ব্যতিক্রম। কারও জন্য ব্যতিক্রম থাকলে, অন্য সবার জন্য নিয়মের বদলে তাঁর ক্ষেত্রে সেই ব্যতিক্রম প্রযোজ্য হয়।
- একাধিক ব্যতিক্রম একসঙ্গে কার্যকর হয়। কারও ক্ষেত্রে একাধিক ব্যতিক্রম প্রযোজ্য হলে, তিনি প্রতিটি ব্যতিক্রমের সারিগুলো দেখতে পান, তবে কোনো ব্যতিক্রমে লুকানো কলামই দেখতে পান না।
- টেবিলের মালিক সবসময় সবকিছু দেখতে পান। অ্যাডমিনসহ অন্য যাঁদের সঙ্গে টেবিল শেয়ার করা হয়েছে, নিয়ম তাঁদের সবার ওপর প্রযোজ্য হয়।
নিয়মগুলো টেবিলের সঙ্গে যুক্ত থাকে। কারও সঙ্গে টেবিল শেয়ার করলে বা তাঁর অ্যাক্সেস সরিয়ে নিলে কোনো নিয়ম যোগ বা সরানো হয় না।
শুরু করার আগে
- নিয়ম তৈরি বা পরিবর্তন করতে আপনার Enterprise প্ল্যান দরকার।
- টেবিলের মালিক ও ওয়ার্কস্পেসের অ্যাডমিনরা এর নিয়ম পরিচালনা করেন।
- আগে টেবিলটি শেয়ার করুন: ডেটাবেসের পৃষ্ঠা থেকে টেবিলটি খুলে শেয়ার করুন বেছে নিন। যাঁদের সঙ্গে টেবিল শেয়ার করা হয়েছে, নিয়ম তাঁদের ওপর প্রযোজ্য হয়।
অন্য সবার জন্য নিয়ম সেট করুন
এই উদাহরণে প্রত্যেক প্রতিনিধি শুধু নিজের অঞ্চলের ডিলগুলো দেখতে পান, আর কেউই Margin দেখতে পান না।
- টেবিলটি খুলে শেয়ার করুন বেছে নিন, তারপর যাঁদের অ্যাক্সেস আছে বেছে নিন।
- অন্য সবাই-এর পাশে সারি ও কলাম… বেছে নিন।
- সারি-এর অধীনে শুধু সেই সারিগুলো যেখানে… বেছে নিন।
- একটি কলাম (Region) ও একটি শর্ত (সমান) বেছে নিন।
- সদস্যের বৈশিষ্ট্য বেছে নিন, তারপর বৈশিষ্ট্য (
region) বেছে নিন। এর বদলে একটি নির্দিষ্ট মানের সঙ্গে তুলনা করতে মান বেছে নিয়ে সেটি লিখুন। - লুকানো কলাম-এর অধীনে Margin নির্বাচন করুন।
- সংরক্ষণ করুন বেছে নিন।
নিয়মটি যদি আলাদা নিয়ম নেই এমন ব্যক্তিদের দেখার পরিসর কমিয়ে দেয়, তাহলে Dvina আগে আপনার অনুমতি চায় এবং জানায় কতজন ব্যক্তি বা কতটি টিম এতে প্রভাবিত হবে।
সারি-এর অধীনে আপনি সব সারি বেছে নিতে পারেন, অথবা কোনো সারি নয় বেছে নিতে পারেন, যাতে নিয়মটি কোনো সারিই না দেখায়।
পরামর্শ
শর্ত কলামের ধরন অনুযায়ী তুলনা করে: টেক্সট কলামের জন্য সমান, সমান নয়, রয়েছে বা নেই ব্যবহার করা যায়, সংখ্যার কলামকে একটি মানের চেয়ে বেশি বা কম হিসেবে তুলনা করা যায়, আর তারিখের কলামকে কোনো তারিখের আগে, পরে বা দুটি তারিখের মধ্যে হিসেবে তুলনা করা যায়। যেকোনো কলামে মান থাকতে পারে বা সেটি খালি থাকতে পারে।
কোনো ব্যক্তি বা টিমের জন্য ব্যতিক্রম যোগ করুন
Finance টিমের Margin-সহ প্রতিটি ডিল দেখা উচিত।
- যাঁদের অ্যাক্সেস আছে-এর মধ্যে Finance টিম খুঁজুন। এর পাশের মেনু খুলুন, যেখানে টিমের ভূমিকা দেখানো থাকে, যেমন দেখতে পারেন।
- সারি ও কলাম… বেছে নিন।
- সারি-এর অধীনে সব সারি বেছে নিন এবং লুকানো কলাম-এর অধীনে কোনো কলাম নির্বাচন করবেন না।
- সংরক্ষণ করুন বেছে নিন।
যাঁদের অ্যাক্সেস আছে-এর প্রতিটি লাইনে সেই ব্যক্তি বা টিম কী দেখতে পান তা দেখানো থাকে, যেমন সব সারি বা কিছু সারি, 1টি কলাম লুকানো। দুটি ব্যতিক্রমে আলাদা কলাম লুকানো থাকলে, Dvina জানায় যে যাঁর ক্ষেত্রে দুটিই প্রযোজ্য, তিনি কোনো নিয়মের লুকানো কলামই দেখতে পাবেন না।
ওয়ার্কস্পেসের জন্য নির্ধারিত নিয়মটি সেখানকার সবার নিজস্ব নিয়মের পাশাপাশি প্রযোজ্য হয়। তাই দুই ধরনের নিয়মে অনুমোদিত সারিগুলো একসঙ্গে দেখা যায়।
সদস্যদের অ্যাট্রিবিউট দিন
যে নিয়ম কোনো কলামের সঙ্গে সদস্যের অ্যাট্রিবিউট তুলনা করে, সেটি প্রত্যেককে তাঁর নিজের মানের সঙ্গে মিলে যাওয়া সারিগুলো দেখায়। এই উদাহরণে, যে বিক্রয় প্রতিনিধির region হলো West, তিনি শুধু West-এর ডিলগুলো দেখেন। অ্যাট্রিবিউট ব্যবহার করতে Enterprise প্ল্যান প্রয়োজন, আর অ্যাডমিনরা এগুলো সেট করেন।
- সেটিংস › সদস্যরা থেকে সদস্যের অ্যাট্রিবিউট বেছে নিন।
- নতুন অ্যাট্রিবিউট লিখুন, যেমন
region, এবং যোগ করুন বেছে নিন। ইংরেজি ছোট হাতের অক্ষর, সংখ্যা ও আন্ডারস্কোর ব্যবহার করুন এবং একটি অক্ষর দিয়ে শুরু করুন। - সদস্যরা-তে কোনো সদস্যের ভূমিকার মেনু খুলে সদস্যের অ্যাট্রিবিউট বেছে নিন।
- তাঁর মান লিখুন, যেমন
West। একাধিক মানের প্রতিটির সারি দেখাতে কমা দিয়ে মানগুলো আলাদা করুন, যেমনWest, Central। - সংরক্ষণ করুন বেছে নিন।
SCIM ব্যবহার করলে department, cost_center, division, organization, employee_number, title এবং user_type আপনার পরিচয় প্রদানকারী থেকে আসে।
গুরুত্বপূর্ণ
কারও অ্যাট্রিবিউট সেট করা না থাকলে, সেই অ্যাট্রিবিউটের সঙ্গে তুলনা করে এমন নিয়ম থেকে তিনি কোনো সারি দেখতে পান না। তিনি সীমিত ভিউ দেখেন, সঙ্গে অ্যাট্রিবিউটটি সেট করতে অ্যাডমিনকে অনুরোধ করার বার্তা থাকে। কোনো অ্যাট্রিবিউট সরিয়ে দিলে, সেটির সঙ্গে তুলনা করা অ্যাক্সেস নিয়মগুলো আর কারও সঙ্গে মেলে না।
সদস্যরা কী দেখেন
যেখানেই টেবিলে কুয়েরি করা হয়, সেখানেই নিয়মগুলো প্রযোজ্য হয়: চ্যাটের উত্তর, কার্ড, কার্ড এক্সপোর্ট ও ইনসাইটে।
- কোনো নিয়মের কারণে আপনি কার্ড বা ইনসাইটের তথ্যের কেবল একাংশ দেখতে পেলে, সেটিতে সীমিত ভিউ চিহ্ন দেখানো হয়।
- কোনো কলাম কারও কাছ থেকে লুকানো থাকলে, সেটি তাঁর কাছে একেবারেই দেখা যায় না। তিনি সেটি চাইলে, কলামটি নেই এমনভাবে কুয়েরিটি প্রত্যাখ্যান করা হয়।
- কোনো নিয়মে কেউ কোনো সারি দেখতে না পেলে, Dvina ডেটাবেসে কুয়েরি পাঠায় না।
- কোনো নিয়ম প্রযোজ্য এমন কাউকে টেবিলের বিবরণ দেওয়ার সময়, Dvina লুকানো কলাম এবং তাঁর দেখার অনুমতি নেই এমন সারি থাকতে পারে এমন সারিগুলো থেকে তৈরি বিবরণ বাদ দেয়।
- ডেটাবেসের পৃষ্ঠায়, অ্যাক্সেস নিয়ম আছে এমন টেবিলে সীমিত ভিউ দেখানো হয়।
শেয়ার করা ইনসাইট ও চ্যাট
- কোনো নিয়ম প্রযোজ্য এমন কেউ শেয়ার করা ইনসাইট খুললে, আপনার ফলাফলের বদলে তাঁর নিজের ফলাফল দেখেন।
- আপনি এমন কোনো চ্যাট, টাস্ক বা থ্রেড শেয়ার করলে যার কার্ডগুলো কোনো টেবিলে কুয়েরি করে, Dvina সেই ব্যক্তিদের নাম জানায় যাঁদের নিয়ম তাঁদের দেখা তথ্য সীমিত করে। তাঁদের কার্ডে তাঁদের অ্যাক্সেস অনুযায়ী ডেটা দেখানো হয়, তবে উত্তরের লেখায় সংখ্যাগুলো আপনি যেমন দেখেছিলেন তেমনই থাকে।
দেখুন কারা টেবিলে কুয়েরি করেছেন
অ্যাক্সেস নিয়ম আছে এমন টেবিলের প্রতিটি কুয়েরি এবং টেবিলটি যাঁদের সঙ্গে শেয়ার করা হয়েছে তাঁদের করা প্রতিটি কুয়েরি অডিট লগে নথিভুক্ত হয়।
- যাঁদের অ্যাক্সেস আছে থেকে কারা এই টেবিলে কুয়েরি করেছেন বেছে নিন।
- কোনো এন্ট্রি বেছে নিয়ে দেখুন কখন, কে, কতগুলো সারি ফেরত এসেছে এবং কুয়েরিটি কোথা থেকে এসেছে: চ্যাট, কার্ড, ইনসাইট বা অন্যান্য।
অ্যাডমিনরা সেটিংস › অডিট লগ-এর টেবিল বিভাগেও এই ইভেন্টগুলো দেখতে পান। কারা টেবিলে কুয়েরি করেছেন তা দেখতে Enterprise প্ল্যান প্রয়োজন।
একটি নিয়ম মুছুন
- যাঁদের অ্যাক্সেস আছে থেকে নিয়মটি খুলুন।
- নিয়ম মুছুন বেছে নিন। নিয়মটি মুছলে কেউ আরও বেশি তথ্য দেখতে পেলে, Dvina আগে অনুমতি চায় এবং কারা দেখতে পাবেন তা জানায়; নিশ্চিত করতে নিয়ম মুছুন বেছে নিন।
প্ল্যান
নিয়ম তৈরি ও পরিবর্তন করা, সদস্যের অ্যাট্রিবিউট এবং কারা এই টেবিলে কুয়েরি করেছেন সুবিধাগুলো Enterprise প্ল্যানে পাওয়া যায়। আপনার আগে সংরক্ষণ করা নিয়মগুলো সব প্ল্যানেই কার্যকর থাকে, এবং আপনি সেগুলো দেখতে ও মুছতে পারেন।