Forbindelser

Styr, hvilke rækker og kolonner andre kan se

Del én tabel med dit team, og lad hver person se netop de rækker og kolonner, de har adgang til.

Vis som Markdown

Med adgangsregler arbejder alle, du deler en tabel med, i den samme tabel, men hver person ser kun den del, du giver adgang til. Du indstiller reglerne i tabellens delingsvindue.

Denne side tager udgangspunkt i ét eksempel: en Deals-tabel fra din salgsdatabase med kolonnerne Region, Rep, Amount og Margin. Hver sælger skal kun se handler i sin egen region, og kun Finance-teamet skal kunne se Margin.

Sådan fungerer adgangsregler

  • Reglen for alle andre gælder for alle, som tabellen er delt med, og som ikke har deres egen regel. Uden den ser de alle rækker og kolonner.
  • En regel for en person, et team eller arbejdsområdet er en undtagelse. En person med en undtagelse får sin undtagelse i stedet for reglen for alle andre.
  • Flere undtagelser lægges sammen. Hvis flere undtagelser gælder for en person, ser personen rækkerne fra hver af dem, men ingen af de kolonner, som nogen af dem skjuler.
  • Tabellens ejer ser altid alt. Reglerne gælder for alle andre, som tabellen er delt med, også administratorer.

Reglerne hører til tabellen. Når du deler tabellen med nogen eller fjerner deres adgang, bliver der ikke tilføjet eller fjernet nogen regel.

Før du går i gang

  • Du skal have Enterprise-abonnementet for at oprette eller ændre en regel.
  • Tabellens ejer og arbejdsområdets administratorer administrerer tabellens regler.
  • Del tabellen først: Åbn den fra databasens side, og vælg Del. Reglerne gælder for de personer, tabellen er delt med.

Indstil reglen for alle andre

I eksemplet ser hver sælger kun handler i sin egen region, og ingen ser Margin.

  1. Åbn tabellen, og vælg Del, og vælg derefter Personer med adgang.
  2. Vælg Rækker og kolonner… ud for Alle andre.
  3. Vælg Kun rækker, hvor… under Rækker.
  4. Vælg en Kolonne (Region) og en Betingelse (er).
  5. Vælg Medlemsattribut, og vælg derefter Attribut (region). Hvis du i stedet vil sammenligne med en fast værdi, skal du vælge Værdi og indtaste den.
  6. Vælg Margin under Skjulte kolonner.
  7. Vælg Gem.

Hvis reglen begrænser, hvad personer uden deres egen regel kan se, spørger Dvina først og angiver, hvor mange personer eller teams det påvirker.

Under Rækker kan du også vælge Alle rækker eller Ingen rækker, så reglen slet ikke viser nogen rækker.

Tip

En betingelse sammenligner kolonnen på en måde, der passer til dens type: Tekstkolonner kan bruge er, er ikke, indeholder eller indeholder ikke, talkolonner kan være større eller mindre end en værdi, og datokolonner kan være før, efter eller mellem datoer. Alle kolonner kan have en værdi eller være tomme.

Tilføj en undtagelse for en person eller et team

Finance-teamet skal kunne se alle handler, inklusive Margin.

  1. Find Finance-teamet under Personer med adgang. Åbn menuen ud for teamet, som viser dets rolle, f.eks. Kan se.
  2. Vælg Rækker og kolonner….
  3. Vælg Alle rækker under Rækker, og sørg for, at ingen kolonner er markeret under Skjulte kolonner.
  4. Vælg Gem.

Hver linje under Personer med adgang angiver, hvad personen eller teamet kan se, f.eks. Alle rækker eller Nogle rækker, 1 kolonne skjult. Hvis to undtagelser skjuler forskellige kolonner, fortæller Dvina dig, at en person, som begge undtagelser gælder for, ikke kan se de kolonner, nogen af reglerne skjuler.

En regel for arbejdsområdet gælder for alle i det sammen med deres egne regler, så rækkerne fra begge lægges sammen.

Giv medlemmer attributter

En regel, der sammenligner en kolonne med en medlemsattribut, viser hver person de rækker, der matcher deres egen værdi. I eksemplet ser en sælger, hvis region er West, kun handler fra West. Attributter kræver Enterprise-abonnementet og indstilles af administratorer.

  1. Gå til Indstillinger › Personer, og vælg Medlemsattributter.
  2. Indtast en Ny attribut, f.eks. region, og vælg Tilføj. Brug små bogstaver, cifre og understregninger, og begynd med et bogstav.
  3. Åbn et medlems rollemenu under Personer, og vælg Medlemsattributter.
  4. Indtast medlemmets værdi, f.eks. West. Adskil flere værdier med kommaer, f.eks. West, Central, for at vise rækkerne for hver værdi.
  5. Vælg Gem.

Med SCIM kommer department, cost_center, division, organization, employee_number, title og user_type fra din identitetsudbyder.

Vigtigt

En person, hvis attribut ikke er indstillet, ser ingen rækker fra en regel, der sammenligner med den. Personen ser Begrænset visning med en besked om at bede en administrator om at indstille den. Hvis du fjerner en attribut, matcher adgangsregler, der sammenligner med den, ikke længere nogen.

Hvad personer ser

Regler gælder overalt, hvor der forespørges i tabellen: svar i chatten, kort, korteksporter og indsigter.

  • Begrænset visning markerer et kort eller en indsigt, som en regel begrænser for dig.
  • En kolonne, der er skjult for en person, vises slet ikke for vedkommende. Hvis personen beder om den, afvises forespørgslen, som om kolonnen ikke fandtes.
  • Når en regel ikke viser en person nogen rækker, sender Dvina ingen forespørgsel til databasen.
  • Når Dvina beskriver tabellen for en person, der er omfattet af en regel, udelader Dvina skjulte kolonner og beskrivelser baseret på rækker, som personen måske ikke kan se alle sammen.
  • På databasens side vises Begrænset visning ved tabeller med adgangsregler.

Delte indsigter og chats

  • En person, der er omfattet af en regel og åbner en delt indsigt, ser sit eget resultat, ikke dit.
  • Når du deler en chat, en opgave eller en tråd, hvor kortene forespørger i en tabel, angiver Dvina navnene på de personer, hvis regler begrænser, hvad de kan se. Deres kort viser data i henhold til deres adgang, men svarteksten viser tallene, som du så dem.

Se, hvem der har forespurgt i en tabel

Hver forespørgsel i en tabel med adgangsregler og hver forespørgsel fra en person, som tabellen er delt med, registreres i revisionsloggen.

  1. Under Personer med adgang skal du vælge Hvem har forespurgt i denne tabel.
  2. Vælg en post for at se Hvornår, Hvem, hvor mange Rækker der blev returneret, og hvor forespørgslen kom Fra: Chat, Kort, Indsigt eller Andet.

Administratorer kan også finde disse hændelser under Tabeller i Indstillinger › Revisionslog. Det kræver Enterprise-abonnementet at se, hvem der har forespurgt i en tabel.

Slet en regel

  1. Åbn reglen under Personer med adgang.
  2. Vælg Slet regel. Hvis sletningen giver nogen mulighed for at se mere, spørger Dvina først og fortæller hvem. Vælg Slet regel for at bekræfte.

Abonnementer

Oprettelse og ændring af regler, medlemsattributter og Hvem har forespurgt i denne tabel er inkluderet i Enterprise-abonnementet. Regler, du allerede har gemt, gælder fortsat på alle abonnementer, og du kan stadig se og slette dem.