Koppelingen

Bepaal welke rijen en kolommen mensen zien

Deel één tabel met je team en laat iedereen alleen de rijen en kolommen zien waartoe diegene toegang heeft.

Bekijk als Markdown

Met toegangsregels werkt iedereen met wie je een tabel deelt vanuit dezelfde tabel, maar ziet iedereen alleen wat jij toestaat. Je stelt de regels in via het deelvenster van de tabel.

Op deze pagina gebruiken we één voorbeeld: een tabel Deals uit je verkoopdatabase, met de kolommen Region, Rep, Amount en Margin. Elke verkoper mag alleen de deals uit de eigen regio zien, en alleen het Finance-team mag Margin zien.

Hoe toegangsregels werken

  • De regel voor alle anderen geldt voor iedereen met wie de tabel is gedeeld en die geen eigen regel heeft. Zonder deze regel zien zij alle rijen en kolommen.
  • Een regel voor een persoon, een team of de werkruimte is een uitzondering. Voor iemand met een uitzondering geldt die uitzondering in plaats van de regel voor alle anderen.
  • Meerdere uitzonderingen worden gecombineerd. Als er meerdere uitzonderingen voor iemand gelden, ziet diegene de rijen van elke uitzondering, maar geen van de kolommen die door een van die uitzonderingen worden verborgen.
  • De eigenaar van de tabel ziet altijd alles. Regels gelden voor alle anderen met wie de tabel is gedeeld, ook voor beheerders.

Regels horen bij de tabel. Als je de tabel met iemand deelt of iemands toegang verwijdert, wordt er geen regel toegevoegd of verwijderd.

Voordat je begint

  • Je hebt het Enterprise-abonnement nodig om een regel te maken of te wijzigen.
  • De eigenaar van de tabel en de beheerders van de werkruimte beheren de regels.
  • Deel eerst de tabel: open deze vanuit de databasepagina en kies Delen. Regels gelden voor de mensen met wie de tabel is gedeeld.

Stel de regel voor alle anderen in

In het voorbeeld ziet elke verkoper alleen deals uit de eigen regio en ziet niemand Margin.

  1. Open de tabel en kies Delen. Kies vervolgens Personen met toegang.
  2. Kies naast Alle anderen de optie Rijen en kolommen….
  3. Kies onder Rijen de optie Alleen rijen waarvoor….
  4. Kies een Kolom (Region) en een Voorwaarde (is).
  5. Kies Lidkenmerk en vervolgens het Kenmerk (region). Wil je in plaats daarvan vergelijken met een vaste waarde, kies dan Waarde en typ deze.
  6. Selecteer onder Verborgen kolommen de kolom Margin.
  7. Kies Opslaan.

Als de regel beperkt wat mensen zonder eigen regel zien, vraagt Dvina eerst om bevestiging en geeft aan voor hoeveel personen of teams dit gevolgen heeft.

Onder Rijen kun je ook Alle rijen kiezen, of Geen rijen zodat de regel helemaal geen rijen toont.

Tip

Een voorwaarde vergelijkt de kolom op een manier die bij het kolomtype past: voor tekstkolommen kun je is, is niet, bevat of bevat niet gebruiken, voor getalkolommen kun je vergelijken of een getal groter of kleiner is dan een waarde, en voor datumkolommen of een datum vóór, na of tussen datums ligt. Elke kolom kan een waarde bevatten of leeg zijn.

Voeg een uitzondering toe voor een persoon of team

Het Finance-team moet elke deal kunnen zien, inclusief Margin.

  1. Zoek in Personen met toegang het Finance-team. Open het menu ernaast, waarin de rol staat, zoals Kan bekijken.
  2. Kies Rijen en kolommen….
  3. Kies onder Rijen de optie Alle rijen en laat alle kolommen onder Verborgen kolommen uitgevinkt.
  4. Kies Opslaan.

Elke regel in Personen met toegang geeft aan wat die persoon of dat team ziet, zoals Alle rijen of Sommige rijen, 1 kolom verborgen. Als twee uitzonderingen verschillende kolommen verbergen, laat Dvina je weten dat iemand voor wie beide uitzonderingen gelden, de verborgen kolommen van geen van beide regels ziet.

Een regel voor de werkruimte geldt voor iedereen in die werkruimte, samen met hun eigen regels. De rijen van beide worden dus samengevoegd.

Geef leden attributen

Een regel die een kolom vergelijkt met een lidattribuut, toont iedereen de rijen die overeenkomen met hun eigen waarde. In het voorbeeld ziet een verkoper met region West alleen de deals uit West. Voor attributen heb je het Enterprise-abonnement nodig. Beheerders stellen ze in.

  1. Ga in Instellingen › Personen naar Lidattributen.
  2. Voer een Nieuw attribuut in, zoals region, en kies Toevoegen. Gebruik kleine letters, cijfers en onderstrepingstekens en begin met een letter.
  3. Open in Personen het rolmenu van een lid en kies Lidattributen.
  4. Voer de waarde voor dat lid in, zoals West. Scheid meerdere waarden met komma's, zoals West, Central, om de rijen voor elke waarde te tonen.
  5. Kies Opslaan.

Met SCIM komen department, cost_center, division, organization, employee_number, title en user_type van je identiteitsprovider.

Belangrijk

Als het attribuut van iemand niet is ingesteld, ziet die persoon geen rijen via een regel die met dat attribuut vergelijkt. Die persoon ziet Beperkte weergave met de melding om een beheerder te vragen het attribuut in te stellen. Als je een attribuut verwijdert, komen toegangsregels die ermee vergelijken met niemand meer overeen.

Wat mensen zien

Regels gelden overal waar de tabel wordt opgevraagd: in antwoorden in chats, kaarten, kaartexports en inzichten.

  • Beperkte weergave markeert een kaart of inzicht waarvan een regel de gegevens voor jou beperkt.
  • Een kolom die voor iemand verborgen is, verschijnt voor die persoon helemaal niet. Als die persoon ernaar vraagt, wordt de query geweigerd alsof de kolom niet bestaat.
  • Als iemand door een regel geen rijen te zien krijgt, voert Dvina geen query uit op de database.
  • Wanneer Dvina de tabel beschrijft aan iemand voor wie een regel geldt, laat het verborgen kolommen weg, evenals beschrijvingen die zijn gemaakt op basis van rijen die die persoon mogelijk niet allemaal mag zien.
  • Op de databasepagina staat bij tabellen met toegangsregels Beperkte weergave.

Gedeelde inzichten en chats

  • Iemand voor wie een regel geldt en die een gedeeld inzicht opent, ziet het eigen resultaat, niet dat van jou.
  • Wanneer je een chat, taak of thread deelt waarvan de kaarten een tabel opvragen, noemt Dvina de mensen van wie de regels beperken wat ze zien. Hun kaarten tonen gegevens volgens hun toegangsrechten, maar de tekst van de antwoorden toont de cijfers zoals jij ze zag.

Bekijk wie een tabel heeft opgevraagd

Elke query op een tabel met toegangsregels en elke query door iemand met wie de tabel is gedeeld, wordt vastgelegd in het auditlogboek.

  1. Kies in Personen met toegang voor Wie heeft deze tabel opgevraagd.
  2. Kies een vermelding om te zien Wanneer, Wie, hoeveel Rijen zijn teruggegeven en waar de query Vandaan kwam: Chat, Kaart, Inzicht of Overig.

Beheerders vinden deze gebeurtenissen ook onder Tabellen in Instellingen › Auditlogboek. Om te zien wie een tabel heeft opgevraagd, heb je het Enterprise-abonnement nodig.

Verwijder een regel

  1. Open de regel vanuit Personen met toegang.
  2. Kies Regel verwijderen. Als iemand door het verwijderen meer kan zien, vraagt Dvina eerst om bevestiging en geeft het aan voor wie dit geldt. Kies Regel verwijderen om te bevestigen.

Abonnementen

Het maken en wijzigen van regels, lidattributen en Wie heeft deze tabel opgevraagd zijn inbegrepen bij het Enterprise-abonnement. Regels die je al hebt opgeslagen, blijven bij elk abonnement gelden. Je kunt ze ook nog steeds bekijken en verwijderen.