Anslutningar

Styr vilka rader och kolumner andra får se

Dela en tabell med ditt team och låt varje person se bara de rader och kolumner som de har behörighet till.

Visa som Markdown

Med åtkomstregler arbetar alla som du delar en tabell med i samma tabell, men varje person ser bara så mycket av den som du tillåter. Du ställer in reglerna i tabellens delningspanel.

Den här sidan utgår från ett exempel: tabellen Deals i din försäljningsdatabas, med kolumnerna Region, Rep, Amount och Margin. Varje säljare ska bara se affärer i sin egen region, och bara teamet Finance ska se Margin.

Så fungerar åtkomstregler

  • Regeln för alla andra gäller alla som tabellen delas med och som inte har en egen regel. Utan den ser de alla rader och kolumner.
  • En regel för en person, ett team eller arbetsytan är ett undantag. Den som har ett undantag får sitt undantag i stället för regeln för alla andra.
  • Flera undantag kombineras. Om flera undantag gäller för någon ser personen raderna från varje undantag, men ingen av de kolumner som något av undantagen döljer.
  • Tabellens ägare ser alltid allt. Reglerna gäller alla andra som tabellen delas med, även administratörer.

Reglerna hör till tabellen. Att dela tabellen med någon eller ta bort någons åtkomst lägger inte till eller tar bort någon regel.

Innan du börjar

  • Du behöver abonnemanget Enterprise för att skapa eller ändra en regel.
  • Tabellens ägare och arbetsytans administratörer hanterar reglerna.
  • Dela tabellen först: öppna den från databasens sida och välj Dela. Reglerna gäller de personer som tabellen delas med.

Ställ in regeln för alla andra

I exemplet ser varje säljare bara affärer i sin egen region, och ingen ser Margin.

  1. Öppna tabellen och välj Dela, och välj sedan Personer med åtkomst.
  2. Välj Rader och kolumner… bredvid Alla andra.
  3. Välj Endast rader där… under Rader.
  4. Välj en Kolumn (Region) och ett Villkor (är).
  5. Välj Medlemsattribut och sedan Attribut (region). Om du i stället vill jämföra med ett fast värde väljer du Värde och skriver in det.
  6. Markera Margin under Dolda kolumner.
  7. Välj Spara.

Om regeln begränsar vad personer utan en egen regel får se frågar Dvina först och visar hur många personer eller team som påverkas.

Under Rader kan du också välja Alla rader, eller Inga rader så att regeln inte visar några rader alls.

Tips

Ett villkor jämför kolumnen på ett sätt som passar dess typ: för textkolumner kan du välja är, är inte, innehåller eller innehåller inte, för sifferkolumner kan du jämföra med ett värde för att hitta större eller mindre tal, och för datumkolumner kan du välja före, efter eller mellan datum. Alla kolumner kan ha ett värde eller vara tomma.

Lägg till ett undantag för en person eller ett team

Teamet Finance ska se alla affärer, inklusive Margin.

  1. Leta upp teamet Finance i Personer med åtkomst. Öppna menyn bredvid teamet som visar dess roll, till exempel Kan visa.
  2. Välj Rader och kolumner….
  3. Välj Alla rader under Rader och låt alla kolumner under Dolda kolumner vara avmarkerade.
  4. Välj Spara.

Varje rad i Personer med åtkomst visar vad personen eller teamet får se, till exempel Alla rader eller Vissa rader, 1 kolumn dold. Om två undantag döljer olika kolumner meddelar Dvina att en person som omfattas av båda inte ser någon av kolumnerna som reglerna döljer.

En regel för arbetsytan gäller alla i den tillsammans med deras egna regler, så raderna från båda läggs ihop.

Ge medlemmar attribut

En regel som jämför en kolumn med ett medlemsattribut visar varje person de rader som matchar personens eget värde. I exemplet ser en säljare vars region är West bara affärerna för West. Attribut kräver Enterprise-abonnemanget och ställs in av administratörer.

  1. Gå till Inställningar › Personer och välj Medlemsattribut.
  2. Ange ett Nytt attribut, till exempel region, och välj Lägg till. Använd små bokstäver, siffror och understreck, och börja med en bokstav.
  3. Öppna en medlems rollmeny i Personer och välj Medlemsattribut.
  4. Ange medlemmens värde, till exempel West. Separera flera värden med kommatecken, till exempel West, Central, för att visa raderna för vart och ett av värdena.
  5. Välj Spara.

Med SCIM hämtas department, cost_center, division, organization, employee_number, title och user_type från din identitetsleverantör.

Viktigt

En person vars attribut inte har ställts in ser inga rader från en regel som jämför med det attributet. Personen ser Begränsad vy med en uppmaning att be en administratör att ställa in det. Om ett attribut tas bort matchar åtkomstregler som jämför med det inte längre någon.

Vad personer ser

Reglerna gäller överallt där frågor ställs mot tabellen: svar i chatten, kort, kortexporter och insikter.

  • Begränsad vy markerar ett kort eller en insikt som en regel begränsar för dig.
  • En kolumn som är dold för någon visas inte alls för den personen. Om personen frågar efter den nekas frågan som om kolumnen inte fanns.
  • När en regel inte visar några rader för någon skickar Dvina ingen fråga till databasen.
  • När Dvina beskriver tabellen för någon med en regel utelämnas dolda kolumner och beskrivningar som bygger på rader personen kanske inte får se i sin helhet.
  • På databasens sida visas Begränsad vy för tabeller med åtkomstregler.

Delade insikter och chattar

  • En person med en regel som öppnar en delad insikt ser sitt eget resultat, inte ditt.
  • När du delar en chatt, en uppgift eller en tråd vars kort ställer frågor mot en tabell anger Dvina vilka personer som har regler som begränsar vad de ser. Deras kort visar data enligt deras åtkomst, men svarstexten visar siffrorna så som du såg dem.

Se vem som ställt frågor mot en tabell

Varje fråga mot en tabell med åtkomstregler, och varje fråga från någon som tabellen delas med, registreras i granskningsloggen.

  1. Välj Vem har ställt frågor mot den här tabellen under Personer med åtkomst.
  2. Välj en post för att se När, Vem, hur många Rader som returnerades och var frågan kom Från: Chatt, Kort, Insikt eller Annat.

Administratörer hittar också dessa händelser under Tabeller i Inställningar › Granskningslogg. Enterprise-abonnemanget krävs för att se vem som ställt frågor mot en tabell.

Ta bort en regel

  1. Öppna regeln under Personer med åtkomst.
  2. Välj Ta bort regel. Om borttagningen gör att någon kan se mer ber Dvina först om bekräftelse och anger vem det gäller. Välj Ta bort regel för att bekräfta.

Abonnemang

Att skapa och ändra regler, använda medlemsattribut och se Vem har ställt frågor mot den här tabellen ingår i Enterprise-abonnemanget. Regler som du redan har sparat fortsätter att gälla oavsett abonnemang, och du kan fortfarande se och ta bort dem.